2) внутренними
3) накопительными
4) первичными (+)
Первичные учетные документы фиксируют совершившийся факт хозяйственной жизни организации либо его отдельный этап. В аптечной организации к ним относятся товарные накладные, акты приема-передачи и списания, требования-накладные, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие поступление, перемещение, отпуск или выбытие товаров и денежных средств. Документ составляется в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания и служит основанием для отражения данных в бухгалтерском учете.
Правовой смысл первичного документа состоит в обеспечении документального подтверждения операции, ее количественной и стоимостной оценки, а также ответственности должностных лиц. В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование, дату составления, сведения об организации, содержание операции, ее натуральное и денежное измерение, должности и подписи ответственных лиц. Допускается бумажная или электронная форма при условии сохранности документа и возможности идентифицировать лиц, участвовавших в операции.
| Вид учетного документа | Назначение | Особенности и примеры в аптечной организации |
|---|---|---|
| Первичный | Подтверждает факт совершения хозяйственной операции | Накладная на поступление товара, акт списания, кассовый чек, требование-накладная |
| Сводный | Обобщает сведения из нескольких первичных документов | Отчет, составленный по группе накладных или кассовых документов за установленный период |
| Накопительный | Последовательно отражает однородные операции за определенный период | Ведомость отпуска или движения товаров, журнал регистрации однотипных операций |
| Внутренний | Оформляется самой организацией для отражения внутренних операций | Акт внутреннего перемещения, требование на отпуск товара, акт инвентаризации |
| Внешний | Поступает от другой организации или оформляется при взаимодействии с ней | Накладная поставщика, счет-фактура, акт оказанных услуг |
| Электронный первичный | Имеет ту же юридическую функцию, что и бумажный документ | Электронная накладная или акт, подписанные электронной подписью и пригодные для хранения и проверки |
Таким образом, определяющим признаком первичного документа является не форма и не способ составления, а непосредственная связь с конкретной хозяйственной операцией. Сводные и накопительные документы создаются на основе первичных либо объединяют сведения о нескольких операциях и потому выполняют обобщающую функцию. Правильно оформленная первичная документация обеспечивает прослеживаемость лекарственных препаратов и товаров, контроль их движения и достоверность бухгалтерской и управленческой отчетности.