2) выписывают для комиссии доверенность
3) готовят проект приказа о проведении инвентаризации
4) утверждают состав инвентаризационной комиссии
Правильным является оформление материально ответственным лицом расписки до начала инвентаризации. В ней подтверждается, что все приходные и расходные документы переданы в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны. Это предварительное документальное подтверждение фиксирует состояние учета на момент начала проверки и снижает риск сокрытия неучтенных запасов, двойного отражения операций или последующего изменения учетных данных.
Расписка имеет контрольное и доказательственное значение: она связывает данные бухгалтерского учета с фактическими остатками лекарственных средств, медицинских изделий, оборудования и иных материальных ценностей, находящихся у МОЛ. На ее основании комиссия приступает к подсчету, взвешиванию, измерению и сопоставлению фактического наличия с учетными регистрами. При выявлении расхождений сведения отражаются в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях, а ответственность за сохранность имущества оценивается с учетом оформленных документов.
Доверенность относится к полномочиям представителя и не подтверждает полноту движения материальных ценностей. Подготовка приказа и утверждение состава комиссии являются организационными функциями руководителя медицинской организации либо уполномоченного им лица. Поэтому именно расписка МОЛ является обязательным предварительным действием со стороны лица, ответственного за сохранность имущества.
| Документ или действие | Ответственное лицо | Назначение | Связь с началом инвентаризации |
|---|---|---|---|
| Расписка МОЛ | Материально ответственное лицо | Подтверждает передачу первичных документов и полноту отражения поступления и выбытия ценностей | Оформляется непосредственно до начала фактической проверки |
| Приказ о проведении инвентаризации | Руководитель организации | Определяет основание, сроки, объекты проверки и состав комиссии | Издается до работы комиссии, но не МОЛ |
| Утверждение инвентаризационной комиссии | Руководитель или уполномоченное лицо | Придает комиссии полномочия на организацию и проведение проверки | Предшествует подсчету имущества |
| Доверенность | Руководитель или представитель | Удостоверяет право действовать от имени организации в пределах предоставленных полномочий | Не заменяет подтверждение состояния складского и бухгалтерского учета |
| Инвентаризационная опись | Инвентаризационная комиссия | Фиксирует фактическое наличие, количество, характеристики и состояние имущества | Заполняется в ходе непосредственного обследования объектов |
| Сличительная ведомость | Бухгалтерия совместно с комиссией | Отражает излишки, недостачи и пересортицу по результатам сопоставления | Составляется после завершения подсчета и проверки документов |
Если в период инвентаризации меняется МОЛ, передача имущества оформляется отдельным актом, а проверка проводится с участием сдающего и принимающего лица. На время подсчета движение ценностей обычно ограничивается или оформляется специальными отметками комиссии. Для лекарственных средств дополнительно контролируются наименование, серия, срок годности, условия хранения и целостность упаковки. Расписка не заменяет опись, акт приема-передачи или сличительную ведомость, а обеспечивает исходную документальную основу инвентаризационной процедуры.