2) номер операции по приходу
3) приход с остатками за месяц
4) расход за месяц – всего
Во второй графе указывают остаток наркотических средств и психотропных веществ на первый рабочий день месяца. Это начальный остаток, который переносится из итоговых учетных данных предыдущего месяца и служит исходной величиной для дальнейшего предметно-количественного учета. Его фиксируют до отражения операций текущего месяца, чтобы обеспечить непрерывность движения каждой лекарственной формы, дозировки и единицы измерения.
Такой порядок основан на балансовом принципе учета: остаток на конец месяца определяется как сумма начального остатка и поступления за месяц за вычетом расхода. Номер операции по приходу является лишь идентификатором отдельной записи, а приход и расход за месяц представляют собой оборотные показатели, формируемые по первичным документам. Поэтому они не могут заменять начальный остаток и не указываются во второй графе.
| Учетный показатель | Период фиксации | Содержание | Назначение контроля |
|---|---|---|---|
| Остаток на первый рабочий день месяца | Начало месяца, до текущих операций | Количество вещества, перенесенное из предыдущего отчетного периода | Формирование исходной базы количественного учета |
| Приходная операция | В момент поступления | Поступившее количество по накладной, требованию или иному первичному документу | Подтверждение законности и объема поступления |
| Номер операции по приходу | При регистрации конкретного поступления | Порядковый идентификатор записи | Поиск и сопоставление записи с первичным документом |
| Приход за месяц | По завершении отчетного месяца | Суммарное количество всех поступлений за период | Расчет общего ресурса вещества за месяц |
| Расход за месяц | По завершении отчетного месяца | Сумма отпуска, передачи, списания или иных разрешенных расходных операций | Контроль фактического выбытия и обоснованности расходования |
| Остаток на конец месяца | После отражения всех операций периода | Начальный остаток плюс приход минус расход | Основа для сверки и переноса в следующий месяц |
| Фактическая сверка | При инвентаризации и контроле | Сопоставление данных журнала с фактическим наличием | Выявление недостачи, излишка или ошибки оформления |
Записи выполняют раздельно по каждому наименованию, лекарственной форме и дозировке, если это предусмотрено учетной формой. Все движения подтверждаются первичными документами и заверяются ответственными лицами. Несоответствие расчетного и фактического остатка требует документированной проверки и принятия мер в соответствии с правилами обращения контролируемых препаратов.