2) у материально ответственного лица
3) в архиве юридического лица (+)
4) в секретариате организации
Заполненный журнал регистрации операций с наркотическими средствами и психотропными веществами должен передаваться в архив юридического лица. Такой порядок установлен специальными правилами ведения и хранения учетной документации в сфере оборота контролируемых веществ и связан с тем, что после завершения журнала он становится официальным архивным документом организации, а не рабочим документом конкретного сотрудника.
В период ведения журнал находится у назначенного приказом ответственного работника, который вносит сведения об отпуске, получении, использовании, возврате и списании препаратов. После внесения последней записи журнал оформляется и передается на архивное хранение в установленном порядке. Материально ответственное лицо или руководитель подразделения могут отвечать за текущий учет и передачу документа, но не являются надлежащим местом его окончательного хранения.
Архив юридического лица обеспечивает сохранность, целостность, систематизацию и возможность предъявления журнала при ведомственном контроле, прокурорской проверке, внутреннем аудите или расследовании расхождений. Централизация архивного хранения позволяет проследить движение каждой единицы препарата и подтвердить соблюдение требований предметно-количественного учета. Секретариат организации и отдельное должностное лицо не заменяют архив юридического лица, поскольку не обеспечивают предусмотренный нормативами режим хранения специальных журналов.
| Этап обращения с журналом | Место хранения | Ответственный субъект | Основное контрольное значение |
|---|---|---|---|
| Подготовка журнала к работе | В подразделении или ином месте, определенном локальным актом | Руководитель организации и назначенный ответственный работник | Исключение использования неоформленного либо неучтенного журнала |
| Текущее ведение записей | У ответственного за учет и операции с препаратами лица | Материально ответственное лицо или иной работник, назначенный приказом | Своевременная регистрация каждой операции и контроль остатков |
| Исправление выявленной неточности | В действующем журнале с сохранением первоначальной записи | Уполномоченный работник с подтверждением исправления | Сохранение прослеживаемости и недопущение несанкционированного изменения данных |
| Завершение журнала | До передачи — у ответственного лица, затем в архиве | Организация в лице уполномоченных работников | Фиксация последней записи, итогов учета и факта передачи документа |
| Архивное хранение заполненного журнала | В архиве юридического лица | Юридическое лицо как владелец и организатор хранения документации | Обеспечение сохранности и доступности документа для проверок в установленный срок |
| Изъятие или уничтожение после истечения срока хранения | По архивной процедуре организации | Комиссия или иные лица, определенные локальными нормативными актами | Документированное завершение хранения без утраты контрольной информации |
Архивное хранение является частью системы государственного контроля за оборотом наркотических средств и психотропных веществ. Юридическое лицо несет общую ответственность за организацию учета, сохранность документов и возможность последующего подтверждения законности операций. Передача завершенного журнала в архив не отменяет ответственности работников, внесших записи, а обеспечивает сохранение доказательной базы учета. Поэтому правильным является именно архив юридического лица, а не постоянное хранение документа у отдельного сотрудника.