2) в случаях, предусмотренных в договоре поставки (+)
3) при каждой поставке товара
4) выборочно при поставках в течение календарного года
Участие представителя поставщика при приемке не является обязательным элементом каждой поставки. Порядок приемки, включая случаи обязательного вызова представителя, определяется условиями договора поставки: в нем могут быть установлены конкретные виды товаров, объемы поставок, основания для совместной приемки, сроки уведомления и порядок оформления расхождений. Поэтому правильным является положение о вызове представителя именно в случаях, предусмотренных договором.
При приемке аптечная организация проводит входной контроль: сопоставляет количество и ассортимент с сопроводительными документами, проверяет целостность упаковки, маркировку, сроки годности, серию, условия транспортирования и наличие документов, подтверждающих качество. При выявлении недостачи, пересортицы, повреждения упаковки или несоответствия качества сведения фиксируются в акте, а поставщик уведомляется в установленном порядке. Представитель поставщика участвует в приемке, если такая процедура прямо предусмотрена договором либо применяется в соответствии с согласованным сторонами регламентом.
Универсальная обязанность вызывать представителя при каждой поставке или произвольно при отдельных поставках из календарного года отсутствует. Аптечная организация должна действовать не по самостоятельно выбранному принципу, а согласно договорным критериям и локальной стандартной операционной процедуре. Такой подход обеспечивает юридическую значимость актов приемки и снижает риск споров о количестве, качестве и сохранности лекарственных препаратов и других товаров аптечного ассортимента.
| Ситуация при приемке | Основные контрольные действия | Участие представителя поставщика | Документирование |
|---|---|---|---|
| Обычная поставка без выявленных расхождений | Проверка ассортимента, количества, упаковки, маркировки, сроков годности и сопроводительных документов | Не требуется, если договором не установлено иное | Подписание товарной накладной, универсального передаточного документа или иной приемочной документации |
| Договор предусматривает участие при каждой поставке | Предварительное уведомление поставщика и проведение совместной приемки | Обязательно в соответствии с договорным условием | Подписи уполномоченных представителей и оформление приемочных документов |
| Договор устанавливает выборочную приемку по определенным критериям | Проверка поставок, партий, категорий товаров или объемов, указанных в договоре | Вызывается только в предусмотренных договором случаях, а не произвольно | Акт совместной приемки либо запись о результатах контроля |
| Недостача, излишек или пересортица | Повторный пересчет, сверка с документами, изоляция спорной партии до выяснения обстоятельств | Вызывается, если это предусмотрено договором или установленной процедурой урегулирования расхождений | Акт о расхождениях, уведомление поставщика, отметки в учетной системе |
| Повреждение упаковки, нарушение маркировки или сомнение в качестве | Приостановление реализации, помещение товара в карантинную зону, проверка документов и условий транспортирования | Участие определяется договором; при необходимости проводится совместная оценка партии | Акт, фотофиксация, протокол входного контроля, решение о возврате или дальнейшем исследовании |
| Товары, требующие специальных условий транспортирования, включая холодовую цепь | Проверка температурных индикаторов, регистрации температуры, целостности термоконтейнеров и времени доставки | Вызывается при наличии соответствующего договорного условия или предусмотренного алгоритма приемки | Журнал температурного режима, акт приемки, документы о несоответствии условий перевозки |
Договор поставки должен согласовываться с локальными процедурами аптечной организации и требованиями надлежащей практики хранения и приемки. Получатель обязан своевременно осмотреть товар и сообщить поставщику о выявленных несоответствиях в порядке, установленном законодательством и договором. До разрешения спорной ситуации сомнительная партия не должна отпускаться населению или передаваться в дальнейшее обращение. Следовательно, ключевым критерием вызова представителя является не частота поставки, а наличие соответствующего договорного основания.