2) журнал кассира-операциониста
3) кассовую книгу (+)
4) книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств
Кассовая книга предназначена для систематического учёта всех поступлений и выдач наличных денежных средств в кассе организации. В фармацевтической организации в ней отражают операции на основании приходных и расходных кассовых ордеров, указывая дату, содержание операции, корреспондирующий счёт, сумму и остаток наличности. Таким образом, кассовая книга позволяет контролировать фактическое наличие денег и соответствие кассового остатка данным бухгалтерского учёта.
Записи ведутся последовательно по каждой операции, а в конце рабочего дня подводятся итоги по приходу и расходу и определяется остаток наличных. Листы кассовой книги оформляются кассиром и подтверждаются его подписью; при использовании электронной формы должна обеспечиваться сохранность записей и невозможность их несанкционированного изменения. Именно ежедневное отражение движения денежных средств, а не только регистрация отдельных документов или данных контрольно-кассовой техники, является основным принципом кассового учёта.
Другие перечисленные регистры имеют более узкое назначение. Журнал регистрации приходных и расходных документов фиксирует сами оформленные ордера, журнал кассира-операциониста связан с учётом операций, проведённых через контрольно-кассовую технику, а книга учёта принятых и выданных денежных средств используется главным образом для передачи наличности между кассирами и старшим кассиром. Поэтому для обобщённого учёта движения наличных денег правильным регистром является кассовая книга.
| Документ или регистр | Основное назначение | Какие операции отражает | Почему не заменяет кассовую книгу |
|---|---|---|---|
| Кассовая книга, форма КО-4 | Обобщённый ежедневный учёт наличных денег и кассового остатка | Все поступления и выдачи наличности по оформленным кассовым документам | Является основным регистром движения наличных в кассе организации |
| Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, форма КО-3 | Регистрация и нумерация приходных и расходных ордеров | Факт оформления кассового документа | Не содержит полного итогового движения денег и расчёта остатка кассы |
| Журнал кассира-операциониста | Учёт показаний и операций контрольно-кассовой техники | Выручка по сменам, возвраты, данные отчётов ККТ | Отражает работу ККТ, а не все кассовые операции организации |
| Книга учёта принятых и выданных денежных средств, форма КО-5 | Контроль передачи наличности между кассирами и старшим кассиром | Получение и выдача денег отдельным кассирам | Применяется для внутреннего движения денег, но не заменяет общий кассовый регистр |
| Приходный кассовый ордер | Первичное оформление поступления наличности | Получение выручки, возврат подотчётных сумм, прочие поступления | Фиксирует отдельную операцию и служит основанием для записи в кассовую книгу |
| Расходный кассовый ордер | Первичное оформление выдачи наличности | Выдача подотчётных сумм, заработной платы, денежных средств по хозяйственным операциям | Также отражает только отдельную операцию и не формирует сводный кассовый остаток |
Кассовая книга обеспечивает взаимную проверку первичных документов, фактического остатка денег и данных бухгалтерского учёта. При инвентаризации кассы её сведения сопоставляют с наличностью и незакрытыми кассовыми документами. Для аптечной организации это особенно важно при ежедневной передаче выручки, инкассации и контроле материальной ответственности кассира. Нарушение порядка ведения кассовой книги свидетельствует о несоблюдении кассовой дисциплины и может привести к расхождениям в учёте.