2) счет-фактуру
3) стеллажную карточку (+)
4) реестр
Стеллажная карточка является внутренним учетным документом, который оформляют на каждое наименование или учетную позицию товара, размещенную в помещении хранения. В ней отражают наименование препарата или иного товара, лекарственную форму и дозировку, производителя, серию, срок годности, количество, а также сведения о поступлении и отпуске. Карточка размещается непосредственно в месте хранения либо ведется в электронной учетной системе, что обеспечивает оперативное сопоставление фактического остатка с данными учета.
Основное назначение стеллажной карточки — обеспечить идентификацию товара и контроль его движения по сериям и срокам годности. По этим данным реализуют принцип FEFO (first expired — first out): в первую очередь отпускают продукцию с наиболее ранним сроком годности. Это снижает риск реализации просроченных или неправильно идентифицированных препаратов, облегчает инвентаризацию, выявление недостач и изъятие конкретной серии при поступлении информации о браке или отзыве.
Товарная накладная, счет-фактура и реестр имеют иное назначение: они оформляют хозяйственную операцию, налоговые обязательства или сводный перечень документов и товаров, но не заменяют текущий учет каждой складской позиции. Поэтому правильным ответом является стеллажная карточка.
| Документ | Основная функция | Содержание | Роль при хранении |
|---|---|---|---|
| Стеллажная карточка | Оперативный количественный и качественный учет конкретной учетной позиции | Наименование, серия, срок годности, количество, поступление и отпуск | Обязательный инструмент контроля размещения, остатков и очередности отпуска |
| Товарная накладная | Подтверждение передачи товара между поставщиком и получателем | Перечень поставленных товаров, количество, цена, реквизиты сторон | Используется при приемке; не ведет постоянный учет движения на стеллаже |
| Счет-фактура | Налоговое оформление операции, связанной с НДС | Стоимость, налоговая ставка, сумма налога, реквизиты продавца и покупателя | Не предназначен для контроля фактических остатков и сроков годности |
| Реестр | Сводная регистрация документов или перечня объектов | Группированные сведения о товарах, документах или операциях | Обобщает данные, но не заменяет индивидуальную карточку позиции |
| Учет по серии | Прослеживаемость конкретной партии препарата | Номер серии, дата производства, срок годности, поставщик | Позволяет быстро локализовать и изъять нужную серию при отзыве |
| Контроль по сроку годности | Предупреждение реализации просроченной продукции | Дата окончания срока годности и сведения о перемещении товара | Поддерживает раздельное хранение и применение принципа FEFO |
Стеллажная карточка должна своевременно обновляться после каждого поступления, перемещения или отпуска товара. При расхождении записей с фактическим остатком проводят проверку первичных документов и условий хранения. Для товаров, требующих специальных режимов, сведения карточки сопоставляют с данными температурного и иного установленного контроля. Электронная форма допустима, если она обеспечивает сохранность записей, идентификацию операций и возможность оперативного представления информации.