2) бухгалтерии
3) сейфе
4) металлическом шкафу (сейфе) в технически укрепленном помещении (+)
Специальный журнал является документом предметно-количественного учета, по которому контролируют поступление, расходование и фактические остатки наркотических средств и психотропных веществ. Поэтому для него установлен режим ограниченного доступа: бумажный журнал должен находиться в металлическом шкафу или сейфе, размещенном в технически укрепленном помещении. Такое требование снижает риск хищения, утраты, подмены записей и несанкционированного получения сведений об обороте контролируемых веществ.
Ключи от шкафа или сейфа и от соответствующего помещения находятся у работника, назначенного руководителем ответственным за ведение и хранение журнала. Размещение документа в обычном рабочем столе, бухгалтерии либо металлическом шкафу вне технически укрепленного помещения не обеспечивает предусмотренного режима физической защиты и разграничения доступа. Записи вносятся на основании документов, подтверждающих операцию, не реже одного раза в день ее совершения; исправления должны быть заверены подписью ответственного лица, а подчистки и незаверенные изменения не допускаются.
| Элемент учета и хранения | Установленный подход | Контрольное значение |
|---|---|---|
| Место хранения действующего бумажного журнала | Металлический шкаф или сейф в технически укрепленном помещении | Обеспечивает физическую защиту документа и ограничение несанкционированного доступа |
| Доступ к ключам | Ключи находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала | Позволяет установить персональную ответственность за сохранность учетной документации |
| Электронная форма журнала | Доступ к информационной системе предоставляется ответственным лицам | Обеспечивает разграничение полномочий и прослеживаемость учетных действий |
| Регистрация операций | Учитываются все действия, изменяющие количество или состояние контролируемых веществ | Формирует непрерывный предметно-количественный учет поступления, расхода и остатка |
| Периодичность внесения записей | Не реже одного раза в течение дня совершения операции | Предотвращает расхождение между фактическим наличием и учетными данными |
| Инвентаризационный контроль | Фактическое наличие ежемесячно сопоставляется с книжными остатками | Позволяет своевременно выявлять недостачу, излишки и ошибки учета |
| Хранение заполненных журналов | Передача в архив организации на пять лет после внесения последней записи | Обеспечивает возможность последующего государственного и внутреннего контроля |
Строгие требования относятся не только к сохранности самих препаратов, но и к документации, подтверждающей законность каждой операции с ними. Журнал обеспечивает прослеживаемость движения контролируемых веществ от их поступления до отпуска, использования, передачи или уничтожения. Нарушение порядка его ведения и хранения рассматривается как нарушение установленных правил оборота наркотических средств и психотропных веществ. Таким образом, технически укрепленное помещение и запираемый металлический шкаф или сейф являются обязательными взаимодополняющими элементами защиты учетного документа.