2) работников отдела кадров предыдущего места работы
3) самого работника (+)
4) предыдущего работодателя
Правильным является получение персональных данных непосредственно от самого работника. Это соответствует принципу законности и минимизации обработки персональных данных, закреплённому в трудовом законодательстве и Федеральном законе № 152-ФЗ О персональных данных . Работодатель должен информировать сотрудника о целях, объёме и способах обработки сведений, а также обеспечивать их конфиденциальность.
Сведения, полученные от членов семьи, кадровых работников или предыдущего работодателя, не могут использоваться как обычный и самостоятельный источник. Если необходимые данные объективно можно получить только у третьего лица, работника предварительно уведомляют об этом и получают его письменное согласие, кроме специально установленных законом случаев. Передача сведений о состоянии здоровья требует особенно строгого соблюдения правового режима, поскольку такие данные относятся к специальным категориям персональных данных.
Таким образом, непосредственное предоставление информации самим работником обеспечивает её достоверность, прозрачность цели обработки и возможность контролировать объём передаваемых сведений. Запрос данных у иных лиц допустим только при наличии правового основания, соблюдении принципа необходимости и, как правило, предварительного согласия сотрудника.
| Источник сведений | Правовой статус | Основное условие использования |
|---|---|---|
| Сам работник | Основной и предпочтительный источник | Получение данных при оформлении трудовых отношений, кадровом учёте и исполнении обязанностей работодателя |
| Члены семьи | Не являются универсальным источником персональных данных работника | Допустимо только при наличии законного основания и согласия работника, если сведения действительно необходимы |
| Предыдущий работодатель | Третье лицо, располагающее отдельными сведениями | Передача возможна при согласии работника либо в случаях, прямо предусмотренных законом; объём запроса должен быть ограничен целью |
| Работники отдела кадров предыдущего места работы | Не обладают самостоятельным правом свободно раскрывать сведения | Необходимы полномочия, законное основание передачи и соблюдение режима конфиденциальности |
| Медицинская организация | Источник специальных категорий персональных данных | Сведения о здоровье передаются только в пределах установленного законом исключения, медицинской необходимости или надлежащего согласия |
| Государственные органы | Допустимый источник в предусмотренных законом случаях | Запрос или передача осуществляются на основании нормативного правового акта и в пределах компетенции органа |
Нарушение порядка получения персональных данных может повлечь дисциплинарную, административную или иную предусмотренную законом ответственность. Работодатель обязан собирать только те сведения, которые необходимы для конкретной кадровой цели. Согласие на обработку не заменяет требования о законности, соразмерности и конфиденциальности обработки.