2) принятия резолюции
3) излагаемого события
4) регистрации
Датой докладной записки считается дата ее подписания автором. Подпись подтверждает авторство, ответственность за содержание и завершение оформления документа; именно с этого момента докладная приобретает статус оформленного служебного документа, а не проекта. В бумажном документообороте ориентируются на дату, указанную рядом с подписью, в электронном — на дату подписания электронной подписью согласно данным информационной системы.
Дата принятия резолюции отражает момент управленческого решения руководителя по докладной записке и может наступать позднее ее подписания. Регистрационная дата фиксирует факт включения документа в систему учета и также не заменяет дату составления. Дата события, описанного в тексте, характеризует обстоятельства, послужившие основанием для обращения, но не момент оформления самой докладной.
Например, если событие произошло 10 марта, автор подписал докладную 12 марта, канцелярия зарегистрировала ее 13 марта, а руководитель наложил резолюцию 14 марта, датой документа будет 12 марта. Такое разграничение обеспечивает правильный учет сроков исполнения, движение документа и последующий контроль управленческих решений в фармацевтической организации.
| Дата или реквизит | Что фиксирует | Значение для докладной записки |
|---|---|---|
| Дата подписания | Завершение подготовки документа, его авторство и ответственность подписанта | Является датой докладной записки |
| Дата регистрации | Внесение документа в журнал или электронную систему учета, присвоение регистрационного номера | Имеет учетное значение, но не изменяет дату подписания |
| Дата резолюции | Формулирование руководителем поручения, исполнителя и срока исполнения | Отражает последующее управленческое решение |
| Дата события | Время возникновения факта, нарушения, обращения или иной ситуации, описанной в тексте | Указывается в содержании и может предшествовать подписанию |
| Дата составления проекта | Момент подготовки черновика или согласования текста | Не считается официальной датой, если документ еще не подписан |
| Дата утверждения | Придание документу обязательной силы уполномоченным должностным лицом | Применяется только если для конкретного вида документа предусмотрено утверждение |
Внутренние инструкции организации могут устанавливать порядок регистрации, передачи и рассмотрения докладных записок, но не смешивают эти процедуры с датой их подписания. При электронном документообороте важно различать дату подписания и системную дату регистрации. Корректное указание реквизитов позволяет достоверно определить сроки исполнения поручений и восстановить последовательность управленческих действий. Поэтому правильным является вариант, связанный с подписанием докладной записки.