2) систематичность
3) правомочность
4) аккуратность
Однократность — основной принцип регистрации документов в делопроизводстве фармацевтической организации. Каждый документ регистрируют только один раз: входящий — при поступлении, исходящий — при отправлении, внутренний — при создании или утверждении. При регистрации документу присваивают уникальный индекс и фиксируют сведения о нем в журнале, регистрационно-контрольной карточке или информационной системе.
Повторная регистрация не проводится при передаче документа между подразделениями, его направлении исполнителю, постановке на контроль, подготовке ответа или помещении в дело. Эти действия отражаются в соответствующих реквизитах и электронных статусах документа, но не изменяют первоначальный регистрационный номер. Однократность обеспечивает прослеживаемость движения документа, исключает дублирование учета и позволяет быстро установить дату поступления, ответственного исполнителя и результат рассмотрения.
| Вид документа | Момент регистрации | Основные фиксируемые сведения | Что не считается повторной регистрацией |
|---|---|---|---|
| Входящий документ | При поступлении в организацию | Дата и индекс поступления, отправитель, краткое содержание, количество листов | Передача руководителю или исполнителю, направление копии в подразделение |
| Исходящий документ | После подписания перед отправлением адресату | Регистрационный индекс, дата, адресат, сведения об исполнителе и приложениях | Отправка по нескольким каналам связи или хранение копии |
| Внутренний организационно-распорядительный документ | При оформлении и утверждении внутри организации | Вид документа, дата, номер, заголовок, должностное лицо, подписавшее документ | Ознакомление работников и выдача заверенных копий |
| Документ, поставленный на контроль | Сохраняет первоначальную дату и номер регистрации | Срок исполнения, ответственный, отметки о ходе и результате исполнения | Открытие контрольной карточки или изменение статуса исполнения |
| Электронный документ | При включении в систему электронного документооборота | Уникальный идентификатор, дата и время, автор, электронная подпись, маршрут | Изменение маршрута, визирование, электронное согласование |
| Копия документа | Самостоятельно не регистрируется, если не имеет отдельного управленческого значения | Отметка о заверении, адресат и основание выдачи | Тиражирование и рассылка зарегистрированного документа |
Однократность регистрации следует отличать от систематичности и аккуратности ведения учета: эти свойства характеризуют качество организации делопроизводства, но не определяют число регистрационных операций. Нарушение принципа приводит к появлению нескольких номеров у одного документа, затрудняет контроль сроков и искажает отчетность. Единый регистрационный индекс должен сохраняться на всех этапах движения документа до его исполнения и передачи на хранение. Поэтому именно однократность является базовым условием достоверного и прослеживаемого документального учета.