2) формирование дел
3) сдача в архив (+)
4) шифрование дел
Сдача завершённых дел в архив является завершающим этапом их делопроизводственного цикла. К этому моменту документы уже систематизированы по номенклатуре дел, сгруппированы по установленным признакам, проверены и оформлены для хранения. Передача осуществляется по описи или иному приёмопередаточному документу с указанием состава дел, количества листов, сроков хранения и ответственных лиц.
Архивная передача обеспечивает сохранность документов, их учёт и возможность последующего поиска или использования в правовых, управленческих и контрольных целях. Для фармацевтической организации это особенно важно в отношении документов о движении лекарственных препаратов, лицензировании, закупках, отпуске отдельных категорий лекарственных средств и соблюдении требований надлежащих практик. Кодирование и формирование дел относятся к предшествующим операциям, а шифрование является способом защиты информации и не представляет собой обязательную финальную стадию делопроизводства.
Перед передачей проводится экспертиза ценности документов: определяется срок хранения, выделяются документы постоянного, длительного или временного хранения, проверяется правильность оформления обложек и нумерации листов. После приёма архив отвечает за размещение дел, соблюдение условий хранения и ведение архивного учёта.
| Этап | Основное содержание | Результат | Место в жизненном цикле документа |
|---|---|---|---|
| Кодирование | Присвоение документу или делу индекса в соответствии с номенклатурой | Обеспечивается идентификация и поиск | Начальный или промежуточный этап |
| Формирование дела | Группировка документов по тематике, периоду, корреспонденту или сроку хранения | Создаётся упорядоченное дело с единым содержанием | Предшествует окончательному оформлению |
| Оформление дела | Нумерация листов, составление внутренней описи при необходимости, оформление обложки и заверительной надписи | Дело приобретает юридически и технически пригодный вид для хранения | Подготовительный этап перед архивированием |
| Экспертиза ценности | Определение исторической, правовой, управленческой и практической значимости документов | Устанавливается срок хранения либо возможность выделения к уничтожению | Проводится перед передачей в архив |
| Сдача в архив | Передача оформленных дел по описи с проверкой их количества и состояния | Документы принимаются на архивное хранение и ставятся на учёт | Завершающий этап работы с документами |
| Шифрование | Криптографическая защита электронных данных от несанкционированного доступа | Повышается конфиденциальность информации | Мера информационной безопасности, а не этап делопроизводства |
Архивная передача завершает оперативное использование документов в структурном подразделении. Она подтверждает, что дела прошли систематизацию, оформление и контроль сроков хранения. Архивный учёт позволяет быстро восстановить сведения при проверках, юридических спорах и запросах уполномоченных органов. Поэтому именно сдача дел в архив рассматривается как последний этап их обработки в рамках делопроизводства.