2) ежегодной
3) еженедельной
4) ежедневной (+)
Регистрация документов в фармацевтической организации является операцией делопроизводства, при которой сведения о документе фиксируются в журнале или информационной системе: дата поступления либо создания, регистрационный индекс, отправитель или адресат, краткое содержание, исполнитель и срок исполнения. Для входящих документов регистрация обычно проводится в день их поступления, для исходящих — до отправки, для внутренних — после подписания или утверждения. Поэтому правильным является ежедневный режим, обеспечивающий своевременное включение каждого документа в документооборот.
Ежедневная регистрация необходима для подтверждения факта получения документа, установления ответственности исполнителя и контроля сроков выполнения поручений. В фармацевтической деятельности это особенно важно для приказов, распоряжений, претензий, документов от поставщиков, материалов по качеству и безопасности лекарственных препаратов, а также документов, связанных с лицензированием и проверками. Квартальная или ежегодная регистрация привела бы к задержке передачи документов исполнителям, невозможности достоверно определить дату их поступления и риску нарушения установленных сроков.
Регистрации подлежат документы, включенные в перечень организации, независимо от того, ведется ли учет на бумажном носителе или в системе электронного документооборота. Регистрационный индекс формирует уникальную связь документа с записью в учетной системе и позволяет быстро найти его, проследить этапы исполнения, подтвердить движение и обеспечить архивное хранение. Периодические своды и отчеты могут составляться ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, но они не заменяют ежедневную регистрацию первичных документов.
| Вид документа | Момент регистрации | Основные регистрируемые сведения | Практическое значение |
|---|---|---|---|
| Входящий документ | В день поступления в организацию | Дата и номер отправителя, корреспондент, краткое содержание, входящий индекс | Подтверждает получение и запускает процедуру рассмотрения |
| Исходящий документ | До передачи адресату или отправки | Исходящий индекс, дата, адресат, сведения о подписанте и приложениях | Позволяет доказать факт и дату направления документа |
| Внутренний организационно-распорядительный документ | После подписания или утверждения | Вид документа, индекс, дата, содержание, ответственные исполнители | Обеспечивает доведение распоряжения до работников и контроль исполнения |
| Документ по качеству и безопасности лекарственных препаратов | Незамедлительно после получения или оформления | Источник документа, серия или партия при необходимости, содержание, ответственный сотрудник | Обеспечивает прослеживаемость решений и действий по качеству |
| Документ, поставленный на контроль | При регистрации и назначении поручения | Исполнитель, контрольная дата, резолюция, отметки о ходе и результате | Позволяет своевременно выявлять просрочку и подтверждать исполнение |
| Электронный документ | При поступлении в систему или создании проекта, подлежащего учету | Метаданные, электронная подпись, дата и время, маршрут согласования | Сохраняет юридически значимую историю обработки документа |
| Нерегистрируемая корреспонденция | Не регистрируется, если включена в утвержденный перечень исключений | При необходимости фиксируется только факт передачи или получения | Предотвращает избыточный учет рекламных и информационных материалов |
Ежедневность регистрации означает не механическое заполнение журнала в конце определенного периода, а выполнение операции по мере поступления или создания документов в течение рабочего дня. Порядок, перечень регистрируемых документов и форма учета закрепляются локальной инструкцией по делопроизводству. Ответственность за правильность реквизитов и своевременную передачу документов возлагается на назначенных работников либо подразделение, обеспечивающее документооборот.