2) отдельную опись (+)
3) реестр инвентаризируемых ценностей
4) акт результатов проверки ценностей
Имущество, принятое организацией на ответственное хранение, не становится ее собственностью: право собственности сохраняется за передающей стороной. Поэтому в ходе инвентаризации такие материальные ценности отражают в отдельной описи, обособляя их от активов медицинской организации. В бухгалтерском учете они, как правило, контролируются на забалансовом счете либо в отдельном аналитическом регистре, что предотвращает необоснованное увеличение собственных активов учреждения.
В отдельной описи указывают наименование имущества, единицу измерения, фактическое количество, состояние, идентификационные признаки, сведения о владельце и документе, на основании которого ценности приняты на хранение. Инвентаризационная комиссия сопоставляет фактическое наличие с договором, актом приема-передачи и данными забалансового учета. Такой порядок позволяет разграничить ответственность хранителя за сохранность имущества и ответственность собственника за его стоимость и дальнейшее распоряжение.
Общая опись предназначена преимущественно для активов, принадлежащих самой организации. Реестр инвентаризируемых ценностей может использоваться как сводный или рабочий регистр, но не заменяет специальную опись имущества, принадлежащего другим лицам. Акт результатов инвентаризации оформляют после проверки и отражают в нем выявленные излишки, недостачи, расхождения и предложения комиссии.
| Объект или документ | Правовой статус | Порядок отражения | Основная цель контроля |
|---|---|---|---|
| Имущество, принадлежащее организации | Собственный актив учреждения | Общая инвентаризационная опись и балансовый учет | Подтверждение наличия, состояния и стоимости собственных активов |
| Ценности, принятые на ответственное хранение | Собственность другого лица, временно находящаяся у хранителя | Отдельная опись; забалансовый счет или обособленный аналитический учет | Подтверждение сохранности и исключение включения чужого имущества в активы организации |
| Арендованное имущество, включая медицинское оборудование | Не принадлежит арендатору, но используется им по договору | Обособленное отражение и отдельная инвентаризационная фиксация | Контроль комплектности, технического состояния и возврата арендодателю |
| Материалы, принятые для переработки | Сырье заказчика, переданное организации для выполнения работ | Отдельная опись и раздельный учет по каждому владельцу или договору | Предотвращение смешения давальческих материалов с собственными запасами |
| Реестр инвентаризируемых ценностей | Сводный или вспомогательный учетный регистр | Систематизирует сведения, но не заменяет специальную опись | Удобство сверки перечня объектов и подготовки инвентаризационных документов |
| Акт результатов инвентаризации | Итоговый документ по завершении проверки | Содержит выводы комиссии о соответствии данных и выявленных расхождениях | Основание для принятия решений по недостачам, излишкам и корректировке учета |
| Договор и акт приема-передачи | Первичные документы, подтверждающие основание хранения | Используются для идентификации владельца, срока и условий хранения | Подтверждение законности нахождения имущества у организации |
Отдельная опись имеет не только учетное, но и юридическое значение, поскольку фиксирует границы материальной ответственности медицинской организации. Выявленная недостача такого имущества не должна автоматически относиться на финансовый результат хранителя без установления обстоятельств и уведомления собственника. При оформлении документов необходимо обеспечить совпадение сведений об объекте в описи, договоре, акте приема-передачи и забалансовом учете. Именно поэтому правильным является вариант с отдельной описью.