2) письменное заявление работника (+)
3) устное обращение работника
4) ходатайство выборного органа первичной профсоюзной организации
Основанием для предоставления отпуска без сохранения заработной платы является письменное заявление работника, поскольку именно оно фиксирует добровольное волеизъявление сотрудника, предполагаемую продолжительность отпуска и, при необходимости, обстоятельства его предоставления. Такой порядок установлен статьёй 128 Трудового кодекса Российской Федерации. На основании заявления работодатель издаёт приказ о предоставлении отпуска; само по себе устное обращение не обеспечивает надлежащего документального подтверждения и не является достаточным основанием.
При наличии семейных обстоятельств или иных уважительных причин продолжительность отпуска определяется соглашением между работником и работодателем. В предусмотренных законом случаях работодатель не вправе отказать в отпуске, если представлены заявление и документы, подтверждающие соответствующее основание. Ходатайство руководителя подразделения или профсоюзного органа может иметь организационное значение, но не заменяет заявление самого работника, поскольку отпуск предоставляется по его инициативе.
Следует разграничивать отпуск без сохранения заработной платы и ежегодный оплачиваемый отпуск: первый не оплачивается и, как правило, не может быть предоставлен принудительно по инициативе работодателя. При оформлении необходимо указать даты начала и окончания, а также основание, если оно относится к льготной или обязательной категории.
| Основание или категория работника | Продолжительность | Обязанность работодателя | Документальное оформление |
|---|---|---|---|
| Семейные обстоятельства или иные уважительные причины | Определяется соглашением сторон | Может отказать при отсутствии специальной гарантии | Письменное заявление работника, затем приказ |
| Рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого родственника | До 5 календарных дней | Обязан предоставить при подтверждении обстоятельства | Заявление; при необходимости документ, подтверждающий событие |
| Участник Великой Отечественной войны | До 35 календарных дней в год | Обязан предоставить | Заявление и документ, подтверждающий статус |
| Работающий пенсионер по старости | До 14 календарных дней в год | Обязан предоставить | Заявление и подтверждение пенсионного статуса |
| Работающий инвалид | До 60 календарных дней в год | Обязан предоставить | Заявление и документы об инвалидности |
| Категории, предусмотренные Федеральными законами, коллективным договором или соглашением | В пределах, установленных соответствующей нормой | Определяется специальной правовой гарантией | Заявление и подтверждение права на льготу |
Заявление должно быть адресовано работодателю и содержать просьбу о предоставлении отпуска с указанием конкретных дат. После издания приказа сведения об отпуске отражаются в кадровых документах и табеле учёта рабочего времени. Отсутствие письменного заявления повышает риск признания неявки работника прогулом, если иные обстоятельства не подтверждены. Таким образом, письменная форма обеспечивает законность и доказуемость предоставления отпуска.