2) регистрационном удостоверении
3) декларации о соответствии
4) журнале предметно-количественного учёта (ПКУ)
Факт приёмки лекарственных средств и других фармацевтических товаров фиксируют в товарно-транспортной накладной как в первичном сопроводительном документе, подтверждающем передачу товара от поставщика получателю. Ответственное лицо сверяет наименование, количество, ассортимент, серию, срок годности, целостность упаковки и соответствие сопроводительным документам, после чего в накладной проставляется отметка о приёмке с указанием даты и подписью уполномоченного работника. При электронном документообороте аналогичное значение может иметь электронный универсальный передаточный документ или иной утверждённый документ, но принцип документального подтверждения передачи сохраняется.
Регистрационное удостоверение подтверждает государственную регистрацию лекарственного препарата и возможность его обращения, а декларация о соответствии — соответствие продукции установленным требованиям безопасности и качества. Эти документы характеризуют правовой и нормативный статус товара, но не подтверждают, что конкретная партия фактически принята аптечной организацией. Журнал предметно-количественного учёта предназначен для регистрации движения отдельных лекарственных средств, подлежащих количественному учёту, и заполняется на основании первичных документов; он не заменяет отметку о приёмке всей поставки.
| Документ | Основное назначение | Роль при приёмке |
|---|---|---|
| Товарно-транспортная накладная | Оформление передачи товара и его перемещения | Содержит отметку, подтверждающую фактическую приёмку получателем |
| Универсальный передаточный документ | Совмещает передаточный и расчётный документы | Может использоваться в электронном документообороте как аналог накладной |
| Регистрационное удостоверение | Подтверждение государственной регистрации лекарственного препарата | Проверяется при допуске препарата к обращению, но факт поставки не фиксирует |
| Декларация о соответствии | Подтверждение соответствия продукции обязательным требованиям | Подтверждает соответствие товара, а не его получение аптечной организацией |
| Журнал предметно-количественного учёта | Учёт поступления, расхода и остатка отдельных препаратов | Заполняется по данным первичных документов и применяется только к товарам, подлежащим ПКУ |
| Акт о расхождениях | Фиксация недостачи, пересортицы, повреждения или несоответствия качества | Оформляется при выявлении проблем и дополняет, а не заменяет первичный документ поставки |
Отметка в накладной обеспечивает прослеживаемость движения товара и связывает результаты фактической проверки с бухгалтерским и складским учётом. При выявлении расхождений безусловное подтверждение приёмки не оформляют: сведения отражают в акте и передают поставщику для урегулирования. Для препаратов, подлежащих предметно-количественному учёту, после документального оформления приёмки дополнительно отражают операцию в соответствующем журнале. Поэтому правильным документом для отметки самого факта приёмки является товарно-транспортная накладная.