2) журнале регистрации ЛП с ограниченным сроком годности и стеллажной карточке (+)
3) акте
4) оборотной ведомости
Журнал регистрации лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности обеспечивает централизованный учет серий, количества, даты поступления и конечного срока реализации. По этим данным ответственный сотрудник может своевременно выявлять препараты, срок годности которых приближается к завершению, планировать их первоочередной отпуск и предупреждать образование нереализуемых остатков. Такой контроль соответствует принципу FEFO — первым отпускается товар с наиболее ранним окончанием срока годности .
Стеллажная карточка дополняет журнал оперативной информацией непосредственно в месте хранения: она позволяет идентифицировать препарат, серию, остаток и срок годности без обращения к общей учетной документации. Сочетание централизованного и локального контроля снижает вероятность случайной реализации просроченного препарата и облегчает регулярную проверку товарных запасов. Действующие правила хранения предусматривают систематический контроль сроков годности и организацию хранения таким образом, чтобы препараты с истекающим сроком были своевременно выявлены и отделены от пригодной продукции.
| Учетный документ или способ контроля | Основное назначение | Значение для контроля срока годности |
|---|---|---|
| Журнал регистрации препаратов с ограниченным сроком годности | Сводный учет наименований, серий, количества и дат окончания срока годности | Позволяет планировать проверки и своевременную реализацию |
| Стеллажная карточка | Оперативный учет препарата непосредственно в месте хранения | Обеспечивает визуальный контроль серии, остатка и ближайшего срока годности |
| Инвентарная карточка | Учет наличия и движения имущества или отдельных учетных объектов | Не предназначена для ежедневного контроля сроков реализации каждой серии |
| Акт | Документальное оформление установленного факта: порчи, списания, расхождения или уничтожения | Применяется после выявления проблемы, а не для постоянного предупредительного контроля |
| Оборотная ведомость | Отражение количественного или стоимостного движения запасов за период | Не обеспечивает удобного оперативного контроля сроков годности по месту хранения |
| Принцип FEFO | Приоритетный отпуск серии с наиболее ранним окончанием срока годности | Минимизирует риск списания и появления просроченных остатков |
| Зона карантинного хранения | Изоляция просроченных, поврежденных или запрещенных к реализации препаратов | Предотвращает их смешение с пригодными к отпуску лекарственными препаратами |
Периодичность проверки сроков годности и порядок ведения учетных форм закрепляются в стандартных операционных процедурах аптечной организации. При приближении предельной даты препарат выделяют для первоочередной реализации, перемещают в специально обозначенную зону либо принимают решение о возврате поставщику. После истечения срока годности лекарственный препарат немедленно изымают из товарного запаса и помещают в карантинную зону. Его отпуск пациентам запрещен независимо от сохранности упаковки и внешнего вида.