2) акт об установленном расхождении
3) удостоверение
4) требование-накладная
Доверенность по форме М-2 или М-2а подтверждает полномочие работника действовать от имени организации при получении товарно-материальных ценностей у поставщика, перевозчика или иной передающей стороны. Для фармацевтической организации такими ценностями могут быть лекарственные препараты, фармацевтические субстанции, вспомогательные вещества, упаковочные материалы, реактивы и оборудование. Документ позволяет поставщику идентифицировать представителя, проверить объем предоставленных ему полномочий и правомерно передать ценности организации-покупателю. Формы М-2 и М-2а предусмотрены постановлением Госкомстата России № 71а.
Форму М-2 традиционно применяют при разовой или нерегулярной выдаче доверенностей; она содержит отрывной корешок, остающийся в бухгалтерии для контроля. Форма М-2а предназначена преимущественно для организаций, в которых получение ценностей имеет массовый или систематический характер, а выданные документы регистрируются в специальном пронумерованном и прошнурованном журнале. В доверенности указывают получателя, поставщика, основание отпуска, перечень ценностей, срок действия и данные документа, удостоверяющего личность представителя.
Другие перечисленные документы выполняют иные учетные функции и не создают полномочия на получение имущества от имени юридического лица. Акт о расхождениях оформляют после приемки при выявлении несоответствия количества, качества, комплектности или ассортимента; требование-накладная используется преимущественно для внутреннего перемещения материалов между подразделениями. Служебное удостоверение подтверждает личность или должность работника, но само по себе не является гражданско-правовым основанием для передачи ему имущества организации.
| Документ | Основное назначение | Момент оформления | Значение при получении ценностей |
|---|---|---|---|
| Доверенность М-2 | Наделение работника полномочием получить конкретные ценности | До передачи товара поставщиком | Применяется преимущественно при разовых или нерегулярных получениях; учет обеспечивается отрывным корешком |
| Доверенность М-2а | Оформление полномочий при систематическом получении материальных ценностей | До получения товара | Выдача регистрируется в журнале учета доверенностей |
| Акт о расхождениях | Фиксация недостачи, излишка, повреждения или несоответствия поставки | Во время или после приемки | Подтверждает дефект приемки, но не дает права представлять организацию |
| Удостоверение личности или служебное удостоверение | Идентификация работника и подтверждение его должностного статуса | Предъявляется при необходимости | Не определяет объем полномочий на получение имущества |
| Требование-накладная | Оформление отпуска и перемещения материалов внутри организации | При передаче между складами, отделами или материально ответственными лицами | Не заменяет доверенность при получении ценностей у внешнего поставщика |
| Товарная накладная или передаточный документ | Подтверждение фактической передачи товара и его принятия покупателем | Непосредственно при отпуске и приемке | Фиксирует хозяйственную операцию, тогда как доверенность подтверждает полномочия получателя |
С 2013 года унифицированные формы первичных учетных документов в общем случае не являются безусловно обязательными: организация может утвердить собственную форму, содержащую необходимые реквизиты, в рамках учетной политики. Однако формы М-2 и М-2а сохраняют практическое значение как стандартизированный и однозначно распознаваемый способ подтверждения полномочий. В фармацевтической деятельности документальный контроль особенно важен для обеспечения прослеживаемости продукции и разграничения ответственности при приемке. Отсутствие надлежащих полномочий у получателя создает риск отказа поставщика в отпуске товара и последующих споров о факте его передачи.