2) о согласовании
3) об утверждении
4) о регистрации
Реквизит отметка об исполнителе выполняет идентификационно-коммуникационную функцию: указывает сотрудника, подготовившего документ или его проект. В нем обычно приводят фамилию и инициалы либо полное имя исполнителя, а также контактные данные, прежде всего номер телефона; конкретный формат определяется действующим стандартом и локальной инструкцией по делопроизводству. Поэтому правильным является вариант, связанный со сведениями о составителе документа.
Наличие этой отметки обеспечивает прослеживаемость подготовки документа: при необходимости можно уточнить содержание, получить пояснения, устранить технические ошибки или определить ответственное лицо на этапе разработки. В фармацевтической организации такой принцип особенно важен для стандартных операционных процедур, технологических инструкций, протоколов, записей контроля качества и иных документов системы менеджмента качества. В электронном документообороте аналогичную функцию могут дополнять данные учетной записи пользователя и электронный журнал действий.
Отметку об исполнителе не следует смешивать с реквизитами, подтверждающими юридический статус или прохождение документом обязательных процедур. Согласование показывает позицию уполномоченных должностных лиц, утверждение придает документу силу для введения в действие, а регистрация фиксирует его учетный номер и дату включения в систему документооборота.
| Реквизит | Какие сведения отражает | Основное назначение |
|---|---|---|
| Отметка об исполнителе | Фамилия, инициалы или имя исполнителя, контактные данные | Идентификация составителя и обеспечение оперативной связи с ним |
| Подпись | Личная подпись, расшифровка подписи, должность | Подтверждение авторства, ответственности или согласия должностного лица |
| Гриф согласования | Должность, наименование организации, подпись и дата согласующего лица | Фиксация рассмотрения документа заинтересованным подразделением или специалистом |
| Гриф утверждения | Слово УТВЕРЖДАЮ , должность, подпись, расшифровка и дата | Придание документу официальной силы и разрешение на применение |
| Отметка о регистрации | Регистрационный индекс, дата регистрации, при необходимости название организации | Учет документа и подтверждение его включения в систему документооборота |
| Резолюция | Поручение руководителя, ответственный, содержание задания и срок исполнения | Организация дальнейшей работы с поступившим или подготовленным документом |
Таким образом, отметка об исполнителе относится к реквизитам идентификации автора подготовки документа, а не к процедурам согласования, утверждения или регистрации. Ее наличие повышает персональную ответственность и облегчает внутреннее взаимодействие специалистов. Для документов фармацевтической системы качества это также поддерживает принцип документированной прослеживаемости. При электронном оформлении сведения должны соответствовать данным учетной системы и требованиям локальной нормативной документации.