2) справке о результатах химико-токсикологических исследованиях
3) журнале регистрации результатов химико-токсикологических исследований (+)
4) произвольной форме в рабочем журнале химика-эксперта
Поступление биологического материала в химико-токсикологическую лабораторию является этапом первичного лабораторного учета. Сведения о пробе фиксируются в журнале регистрации результатов химико-токсикологических исследований: указываются источник поступления, дата и время приема, вид материала, его количество, маркировка, состояние упаковки, регистрационный номер и данные сопроводительной документации. Такая запись обеспечивает идентификацию образца и его прослеживаемость на всех последующих этапах исследования.
Журнал выполняет функцию официального регистра, позволяющего контролировать непрерывность движения биологического материала от медицинской организации до выдачи результата. Это особенно важно для токсикологических исследований, при которых нарушение условий транспортировки, несоответствие маркировки или подмена образца могут привести к недостоверному заключению. Акт химико-токсикологической экспертизы и справка о результатах исследования оформляются по итогам проведенной работы и не заменяют первичную регистрацию поступившей пробы.
Произвольная запись в рабочем журнале химика-эксперта также недостаточна, поскольку рабочие записи отражают отдельные этапы аналитического процесса и не имеют значения стандартизированного регистра поступления. Поэтому правильным является ведение установленного журнала регистрации, который одновременно обеспечивает учет материала, контроль его сохранности и документальное подтверждение соблюдения процедуры исследования.
| Документ или этап | Основное содержание | Значение для исследования |
|---|---|---|
| Журнал регистрации результатов химико-токсикологических исследований | Регистрация поступления образца, его идентификационных данных, состояния упаковки и последующего результата | Первичный официальный учет и обеспечение прослеживаемости биологического материала |
| Сопроводительное направление медицинской организации | Сведения о пациенте, виде материала, цели исследования и направившей организации | Основание для приема пробы и сопоставления данных с маркировкой контейнера |
| Проверка упаковки и маркировки | Оценка целостности контейнера, соответствия этикетки, наличия пломбы или иного средства идентификации | Предотвращение подмены, загрязнения, утраты или ошибочной идентификации образца |
| Акт химико-токсикологической экспертизы | Процессуальное оформление результатов экспертного исследования при проведении судебной экспертизы | Итоговый экспертный документ, а не первичная регистрация поступившего материала |
| Справка о результатах химико-токсикологических исследований | Сообщение о выявленных или не выявленных веществах и их аналитической оценке | Документ выдачи результата после выполнения исследования |
| Рабочий журнал химика-эксперта | Технические записи о методике, реактивах, хроматограммах, расчетах и контроле качества | Вспомогательная лабораторная документация, не заменяющая установленный регистрационный журнал |
При выявлении повреждения упаковки, несоответствия маркировки или недостаточного объема материал принимают с обязательной фиксацией дефекта либо оформляют отказ в проведении исследования согласно установленной процедуре. Регистрация должна выполняться до начала аналитических манипуляций. Данные журнала используются при внутреннем контроле качества, разборе спорных случаев и подтверждении достоверности выданного результата. Тем самым правильный учет является частью системы обеспечения доказательности и лабораторной безопасности.