2) информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации
3) подтверждающий факты, события, действия (+)
4) адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте
Акт — это официальный документ, фиксирующий и удостоверяющий юридически или организационно значимые факты, события и совершённые действия. В фармацевтической организации его составляют, например, при приёмке лекарственных препаратов, проведении инвентаризации, выявлении недостачи или брака, списании и уничтожении продукции, передаче материальных ценностей, а также по результатам проверки. Именно документирование объективных обстоятельств, а не постановка задачи или передача распоряжения, определяет сущность акта.
Обычно акт оформляется комиссией либо уполномоченными сотрудниками и содержит дату и место составления, основание проведения мероприятия, сведения об участниках, описание установленных фактов, количественные и качественные показатели, выводы и подписи ответственных лиц. Он может служить доказательством совершённого действия и основанием для последующих управленческих решений, бухгалтерских записей, предъявления претензий или издания распорядительного документа. Документ, обязательный для исполнения, относится прежде всего к приказам и распоряжениям; сообщение руководителю о проблемной ситуации оформляется докладной запиской, а систематизированное описание деятельности — отчётом.
| Вид документа | Основное назначение | Ключевые признаки содержания | Пример в фармацевтической организации |
|---|---|---|---|
| Акт | Подтверждение факта, события или действия | Комиссионное или уполномоченное оформление, описание обстоятельств, результаты, подписи | Акт приёмки товара, инвентаризации, списания или уничтожения лекарственных препаратов |
| Приказ | Управленческое распоряжение руководителя | Конкретное поручение, срок исполнения, ответственные лица | Приказ о назначении комиссии или проведении инвентаризации |
| Распоряжение | Оперативное предписание к выполнению | Обязательное действие для определённых работников или подразделений | Распоряжение об усилении контроля температурного режима хранения |
| Докладная записка | Информирование руководителя о ситуации или проблеме | Изложение обстоятельств, оценка ситуации, предложения автора | Сообщение о нарушении условий хранения или выявленной недостаче |
| Отчёт | Представление итогов работы за период | Обобщённые показатели, анализ деятельности, плановые и фактические результаты | Отчёт о движении лекарственных препаратов или выполнении производственного плана |
| Протокол | Фиксация хода заседания, обсуждения или принятия решений | Повестка, выступления, результаты голосования, принятые решения | Протокол заседания комиссии по оценке выявленных расхождений |
Акт обеспечивает документальную прослеживаемость операций с лекарственными препаратами и материальными ценностями. Его сведения должны быть конкретными, проверяемыми и соответствовать первичным данным учёта. Подписание акта подтверждает согласованность зафиксированных обстоятельств участниками оформления, но при необходимости дальнейшее решение закрепляется отдельным приказом или распоряжением. Поэтому правильным является определение акта как документа, подтверждающего факты, события и действия.