2) его составления
3) его подписания или утверждения (+)
4) передачи документа на подпись
Датой официального документа считается дата его подписания, а для документа, подлежащего утверждению, — дата утверждения. Именно это действие завершает оформление документа и придаёт ему юридическую и управленческую значимость: с указанной даты исчисляются сроки исполнения поручений, вступления в силу локальных нормативных актов и хранения документа. Для фармацевтической организации такой подход применяется, в частности, к приказам, положениям, стандартным операционным процедурам и иным организационно-распорядительным документам.
Дата составления отражает этап подготовки проекта и не всегда совпадает с моментом приобретения документом официального статуса. Передача на подпись является процедурным этапом документооборота, а передача в архив — завершающей стадией хранения; ни одна из этих дат не заменяет дату подписания или утверждения. При наличии утверждения уполномоченным должностным лицом именно реквизиты утверждения определяют дату введения документа в действие, если самим документом или распорядительным актом не установлен иной срок.
| Вид документа или ситуация | Дата, имеющая значение как дата документа | Практическое значение |
|---|---|---|
| Приказ руководителя фармацевтической организации | Дата подписания | С этой даты приказ приобретает официальный статус, если не указано более позднее начало действия |
| Положение, инструкция или стандартная операционная процедура | Дата утверждения | Определяет момент официального введения утверждённого документа в систему управления |
| Проект документа | Дата составления является датой подготовки проекта | Не свидетельствует о принятии документа и не заменяет дату его подписания или утверждения |
| Документ, переданный на подпись | Дата передачи фиксируется отдельно | Отражает движение документа по маршруту согласования, но не завершает его оформление |
| Протокол заседания комиссии | Дата проведения заседания | Связывает содержание решений с конкретным коллегиальным мероприятием |
| Акт приёма-передачи или проверки | Дата совершения или фиксации соответствующего события | Подтверждает фактическое выполнение действия, оказание услуги или состояние объекта |
| Документ, переданный в архив | Дата передачи в архив указывается как архивный реквизит | Определяет этап хранения и не изменяет дату создания официального документа |
Таким образом, правильный ответ основан на различении юридической даты документа и дат его движения по делопроизводственному циклу. Подписание или утверждение подтверждает волеизъявление компетентного лица и завершает процедуру оформления. Для электронных документов аналогичную функцию выполняет дата наложения электронной подписи либо дата утверждения в установленной информационной системе. Дата вступления документа в силу может быть указана отдельно и не всегда совпадает с датой его подписания.