2) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (+)
3) в верхней части первого листа подлинника документа
4) на оборотной стороне первого листа документа
Виза — это реквизит внутреннего согласования документа, подтверждающий, что его проект рассмотрен должностным лицом и согласован либо сопровожден замечаниями. Если подлинник документа остается в организации, визы размещают на оборотной стороне последнего листа этого подлинника. Такое расположение сохраняет неизменными лицевую часть документа, текст и область подписи руководителя, а также обеспечивает связь визы с конкретным документом.
Виза обычно включает наименование должности согласующего лица, личную подпись, расшифровку подписи и дату; при наличии замечаний их излагают непосредственно в визе или на отдельном листе, являющемся приложением к документу. Важно отличать визу от грифа утверждения: виза отражает внутреннее согласование проекта, тогда как утверждение придает документу обязательную силу в пределах компетенции руководителя или иного уполномоченного лица.
В фармацевтической организации этот порядок применяется, например, при согласовании приказов, положений, договоров, локальных нормативных актов и документов по организации лекарственного обеспечения. Размещение виз на обороте последнего листа позволяет избежать внесения отметок на титульную или подписную часть и облегчает последующую проверку маршрута документа.
| Ситуация | Место размещения визы | Документальное значение |
|---|---|---|
| Подлинник остается в организации | Оборотная сторона последнего листа подлинника | Фиксируется факт внутреннего согласования именно этого экземпляра |
| Подлинник направляется за пределы организации | На копии документа, остающейся в организации | Сохраняется подтверждение согласования в делопроизводстве организации |
| Согласование без замечаний | Виза с должностью, подписью, расшифровкой и датой | Подтверждается согласие должностного лица с содержанием проекта |
| Согласование с замечаниями | Виза с указанием замечаний или отметкой о наличии отдельного листа | Фиксируется позиция согласующего и условия дальнейшей доработки |
| Гриф утверждения | В предусмотренной форме на лицевой части документа или титульном листе | Подтверждает утверждение документа, а не только его внутреннее согласование |
| Электронное согласование | В информационной системе электронного документооборота | Сведения о согласовании фиксируются электронной подписью и журналом маршрута |
Таким образом, правильным является размещение виз в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Выбор этого места основан на принципе сохранности реквизитов документа и прослеживаемости процедуры его согласования. Виза не заменяет подпись руководителя и не является самостоятельным актом утверждения. При наличии замечаний они должны быть документально связаны с соответствующим проектом и сохранены вместе с ним.