2) подшивки в дело
3) завершения исполнения или отправки (+)
4) передачи на исполнение
Документооборот — это организованное движение документов внутри организации и между организацией и внешними адресатами от момента создания либо получения до завершения их обработки. Для входящего документа конечным событием обычно является исполнение поручения и фиксация результата, а для исходящего — его надлежащее оформление и отправка адресату. Поэтому правильным является вариант, обозначающий завершение исполнения или отправку.
Утверждение, регистрация и передача документа исполнителю представляют собой отдельные промежуточные операции. Подшивка в дело относится преимущественно к последующему формированию документационного фонда и хранению уже обработанных документов; она не определяет окончание документооборота. В основе правильного ответа лежит принцип последовательного прохождения документа по установленным маршрутам: создание или поступление, учет, рассмотрение, исполнение, контроль и завершение движения.
| Этап | Содержание операции | Результат для документооборота |
|---|---|---|
| Создание или получение | Подготовка внутреннего документа либо поступление документа от внешнего отправителя | Возникает объект, подлежащий дальнейшей обработке |
| Регистрация | Присвоение номера, даты и внесение сведений в журнал или информационную систему | Фиксируются факт поступления и идентификационные данные документа |
| Рассмотрение и резолюция | Определяются содержание поручения, ответственный исполнитель и срок выполнения | Формируется управленческое решение и маршрут документа |
| Передача исполнителю | Документ направляется ответственному работнику в бумажной или электронной форме | Начинается практическая реализация поручения; движение еще не завершено |
| Исполнение и контроль | Подготавливается ответ, выполняется поручение, отслеживаются сроки и полнота результата | Документ приобретает результат исполнения, который может быть проверен руководителем |
| Отправка | Подготовленный исходящий документ передается адресату по установленному каналу связи | Для исходящей корреспонденции движение завершается фактом отправки |
| Формирование дела и хранение | Исполненный документ систематизируется и помещается в дело согласно номенклатуре | Это последующая стадия хранения, а не универсальный момент окончания документооборота |
Организация документооборота обеспечивает прослеживаемость документа, распределение ответственности и соблюдение установленных сроков. В фармацевтической организации это особенно важно для приказов, заявок, отчетов, претензий, договоров и документов, подтверждающих качество и безопасность лекарственных препаратов. Электронные системы могут автоматизировать регистрацию, маршрутизацию и контроль, но не изменяют сущность понятия: движение заканчивается достижением результата исполнения либо отправкой документа.