2) руководителями структурных подразделений организации
3) работником и работодателем организации (+)
4) работниками структурных подразделений организации
Документы по личному составу фиксируют юридически значимые факты возникновения, изменения и прекращения трудовых отношений между работником и работодателем. Их основой является трудовой договор, по которому работник обязуется лично выполнять трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель — предоставить работу, обеспечить условия труда и своевременно выплачивать заработную плату. Поэтому именно эти две стороны являются субъектами соответствующего правоотношения.
К документам по личному составу относятся трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, предоставлении отпуска и увольнении, документы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, сведения о трудовой деятельности, личные дела и документы, связанные с учетом рабочего времени. Они подтверждают должность, условия и режим труда, продолжительность работы, основания кадровых решений и реализацию гарантий работника. Руководитель структурного подразделения может подписывать или визировать отдельные документы как представитель работодателя, однако это не превращает его в самостоятельную сторону трудовых отношений.
Контролирующие органы получают доступ к кадровым документам при проверке соблюдения трудового законодательства, но не являются участниками конкретного трудового договора. Работники одного подразделения также не становятся сторонами трудового отношения друг с другом только потому, что работают в одной организации: их взаимосвязи регулируются трудовыми обязанностями, локальными нормативными актами и должностными инструкциями.
| Документ или группа документов | Какие отношения отражает | Основное юридическое значение |
|---|---|---|
| Трудовой договор | Работник — работодатель | Определяет трудовую функцию, место работы, условия труда, права и обязанности сторон, гарантии и компенсации |
| Приказ о приеме на работу | Работник — работодатель | Оформляет кадровое решение о допуске к работе на основании заключенного трудового договора |
| Приказы о переводе, изменении условий труда или совмещении | Работник — работодатель | Фиксируют изменение трудовой функции, структурного подразделения, режима работы или иных согласованных условий |
| Документы о предоставлении отпуска и учете рабочего времени | Работник — работодатель | Подтверждают реализацию права на отдых, фактически отработанное время и основания для начисления выплат |
| Документы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях | Работник — работодатель | Отражают оценку исполнения трудовых обязанностей и применение предусмотренных законом мер воздействия |
| Документы о прекращении трудового договора | Работник — работодатель | Подтверждают основание и дату увольнения, окончательное оформление трудовых прав и расчет с работником |
Таким образом, кадровое делопроизводство обеспечивает документальное подтверждение трудового статуса работника и обязанностей работодателя. Документы могут оформляться на бумаге или в электронной форме при соблюдении установленных требований к их подписанию и хранению. Их содержание используется для защиты прав сторон, начисления выплат, подтверждения стажа и проведения государственного контроля. Следовательно, правильным является вариант, связывающий документы по личному составу с отношениями работника и работодателя организации.