2) организационные документы
3) деловые письма (+)
4) приказы организации
Входящие документы определяются по направлению движения в организации: это документы, поступившие из внешней среды — от граждан, организаций, государственных органов, поставщиков или вышестоящих учреждений. Деловое письмо, полученное аптечной организацией или фармацевтической компанией от контрагента, относится к входящей корреспонденции независимо от того, содержит ли оно запрос, предложение, претензию, уведомление или иную информацию.
Критерием классификации служит не содержание документа, а факт его поступления и необходимость первичной регистрации в организации. При обработке входящего письма фиксируют дату поступления, регистрационный индекс, сведения об отправителе, краткое содержание и адресата; затем документ передают руководителю для резолюции и, при необходимости, постановки поручения на контроль. Должностные инструкции и организационные документы обычно регулируют структуру, полномочия и обязанности внутри организации, а приказы являются распорядительными документами, издаваемыми руководителем.
| Вид документа | Основной признак | Типичный статус в документообороте | Основное назначение |
|---|---|---|---|
| Деловое письмо, поступившее от контрагента | Получено извне и адресовано организации или ее должностному лицу | Входящий документ | Передача запроса, уведомления, предложения, ответа или претензии |
| Деловое письмо, направленное организацией | Составлено и отправлено во внешнюю организацию | Исходящий документ | Официальное обращение, ответ или информационное сообщение |
| Должностная инструкция | Закрепляет трудовые функции, права, обязанности и ответственность работника | Внутренний кадровый и организационный документ | Регламентация деятельности конкретной должности |
| Организационные документы | Определяют структуру, компетенцию, порядок работы и взаимодействие подразделений | Преимущественно внутренние документы | Установление правил функционирования организации |
| Приказ организации | Издается руководителем и содержит обязательные управленческие распоряжения | Распорядительный внутренний документ | Принятие решений по основной деятельности, кадрам и другим вопросам |
| Служебная записка | Составляется работником для информирования руководителя или подразделения | Внутренний документ | Обоснование предложения, доклад о проблеме или инициирование решения |
| Документ, переданный между подразделениями | Не пересекает внешнюю границу организации | Внутренний документопоток | Обеспечение взаимодействия структурных подразделений |
После регистрации входящее письмо направляется компетентному исполнителю, а содержащиеся в нем поручения контролируются до полного исполнения. Электронные письма также могут иметь статус официальных входящих документов, если поступили по установленному каналу и позволяют подтвердить отправителя и содержание. Поэтому в представленном перечне правильным является вариант, связанный с деловой перепиской: именно полученное деловое письмо является типичным примером входящего документа.