2) работник службы документационного обеспечения управления (+)
3) аудитор
4) руководитель организации
Контроль за сроками исполнения документов относится к функциям службы документационного обеспечения управления (ДОУ), поскольку именно она организует движение документов и отслеживает выполнение управленческих поручений. После регистрации документа сведения о сроке, исполнителе, содержании поручения и резолюции руководителя вносятся в регистрационно-контрольную форму или электронную систему документооборота.
Механизм контроля включает постановку документа на контроль, периодическую проверку состояния исполнения, направление напоминаний ответственным работникам, информирование руководителя о приближении или нарушении срока и снятие документа с контроля только после получения подтверждённого результата. При этом служба ДОУ не подменяет исполнителя: она обеспечивает организационный мониторинг и документальное подтверждение исполнения, тогда как ответственность за содержание и качество результата несёт назначенный исполнитель.
Руководитель организации определяет приоритеты, утверждает резолюции и принимает решения при нарушении сроков, но не обязан вести текущий реестр всех документов. Работник отдела кадров контролирует кадровую документацию, а аудитор оценивает соблюдение процедур преимущественно в рамках последующей проверки. Поэтому правильным является вариант, связывающий контроль сроков с работником службы документационного обеспечения управления.
| Элемент процесса | Основная функция | Ответственный участник |
|---|---|---|
| Регистрация документа | Присвоение номера, фиксация даты поступления и реквизитов | Служба ДОУ |
| Постановка на контроль | Внесение срока, содержания поручения и исполнителя в контрольную форму | Служба ДОУ |
| Исполнение поручения | Подготовка ответа, отчёта, проекта решения или иного требуемого результата | Назначенный исполнитель |
| Текущий мониторинг | Проверка приближения срока, направление напоминаний, формирование сведений о просрочках | Служба ДОУ |
| Управленческое реагирование | Определение приоритетов, изменение срока, применение мер при нарушении поручения | Руководитель организации |
| Снятие с контроля | Фиксация факта исполнения на основании документа или иного подтверждённого результата | Служба ДОУ по решению уполномоченного руководителя |
| Последующая оценка | Проверка соблюдения установленного порядка и эффективности внутреннего контроля | Аудитор или служба внутреннего контроля |
Контроль исполнения документов является элементом системы управления делопроизводством и внутреннего контроля организации. Его результативность определяется полнотой регистрации, корректностью установленных сроков и своевременным информированием руководства. В фармацевтической организации такой порядок особенно важен для приказов, поручений, обращений граждан, требований надзорных органов и документов, связанных с обращением лекарственных препаратов. Локальная инструкция по делопроизводству может уточнять техническую процедуру, но обычно сохраняет разграничение между контролем исполнения и непосредственной ответственностью исполнителя.