2) журнале учета рецептуры
3) приемном акте
4) акте об установленном расхождении в количестве и качестве (+)
При приемке лекарственных препаратов и других фармацевтических товаров фактические количество, ассортимент, комплектность, состояние упаковки, маркировка, серия и срок годности сопоставляют с данными накладной, универсального передаточного документа и документов, подтверждающих качество. Если выявлены недостача, излишек, пересортица, повреждение упаковки либо несоответствие качественных характеристик, результат проверки фиксируют комиссионно в акте об установленном расхождении в количестве и качестве.
Акт является первичным документом, который юридически подтверждает факт и объем несоответствия на момент приемки. В нем указывают реквизиты поставщика и документов на поставку, наименование и серию товара, данные маркировки, количество по документам и фактически принятое количество, описание дефекта, условия приемки, вывод комиссии и подписи ответственных лиц. На основании акта товар может быть изолирован до выяснения обстоятельств, поставщику направляется претензия, а в бухгалтерском и складском учете корректируются сведения о принятой продукции.
Карточка учета претензий и недостач предназначена преимущественно для последующего систематического контроля и анализа уже оформленных случаев. Журнал учета рецептуры отражает отпуск лекарственных препаратов по рецептам и не подтверждает результаты приемки. Приемный акт может использоваться как внутренний документ организации, однако именно акт об установленном расхождении содержит установленную форму фиксации количественных и качественных отклонений и служит основанием для претензионной работы.
| Выявленная ситуация | Что проверяется | Документирование и дальнейшее действие |
|---|---|---|
| Недостача или излишек | Фактическое число мест, упаковок, единиц товара и масса при необходимости | Указываются данные по документам и фактический результат; составляется акт расхождения |
| Пересортица или несоответствие ассортимента | Наименование, лекарственная форма, дозировка, фасовка, код товара | Расхождение описывается по каждой позиции; товар до решения поставщика идентифицируют и обособляют |
| Повреждение транспортной или потребительской упаковки | Целостность тары, пломб, блистеров, флаконов, наличие следов вскрытия | Фиксируются характер и объем повреждения, при возможности прилагаются фото; оформляется акт |
| Нарушение требований к маркировке | Серия, срок годности, идентификационные сведения и читаемость маркировки | Несовпадение с сопроводительными документами отражается в акте; реализация спорной партии приостанавливается |
| Несоответствие качественных документов | Наличие и соответствие документов о качестве, регистрационных и сертификационных сведений | Товар направляется на ответственное хранение или карантин до получения подтверждений и решения о приемке |
| Отсутствие расхождений | Соответствие количества, ассортимента, упаковки и документов | Приемка проводится в обычном порядке с отражением операции в учетных документах организации |
Акт составляют в сроки и порядке, установленные договором поставки и локальными нормативными документами, с участием материально ответственных лиц и членов комиссии. До завершения проверки спорную продукцию не следует смешивать с принятым товаром и отпускать покупателям. Экземпляр акта передают поставщику вместе с претензией и подтверждающими материалами. Такой порядок обеспечивает прослеживаемость партии, защиту интересов аптечной организации и надлежащее отражение операции в учете.