2) о приёмке товара, поступившего без счета поставщика
3) приёма-передачи товарно-материальных ценностей
4) об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей (+)
При поступлении лекарственных препаратов, медицинских изделий и иных товаров аптечного ассортимента проводится приемочный контроль: сопоставляются фактическое количество, ассортимент, целостность упаковки, маркировка, сроки годности и показатели качества с данными товаросопроводительных документов. Если обнаружены недостача, излишек, пересортица, повреждение упаковки или несоответствие установленным требованиям качества, результаты проверки оформляются специальным актом о расхождениях при приемке товарно-материальных ценностей.
Такой акт составляется комиссией или уполномоченными работниками аптечной организации с указанием наименования товара, серии, количества по документам и фактически принятого количества, характера дефекта, реквизитов поставщика и приложенных доказательств. Документ является основанием для обособления спорной продукции, приостановления ее реализации, отражения расхождения в учете и предъявления поставщику претензии. Рекламация может оформляться позднее как требование о замене товара, устранении недостатков или возмещении убытков, но сама по себе не заменяет первичную фиксацию расхождения при приемке.
| Ситуация при приемке | Что проверяется и фиксируется | Документ или действие | Практическое значение |
|---|---|---|---|
| Полное соответствие поставки | Количество, ассортимент, упаковка, маркировка, сроки годности и документы качества совпадают с данными поставщика | Обычное оформление приемки и оприходование товара | Товар допускается к дальнейшему обращению при отсутствии иных ограничений |
| Недостача или излишек | Сопоставляются фактическое количество и количество, указанное в накладной или ином документе | Акт об установленном расхождении по количеству | Основание для корректировки расчетов и предъявления требований поставщику |
| Пересортица или несоответствие ассортимента | Сравниваются наименование, дозировка, форма выпуска, серия, упаковка и маркировка | Акт о расхождении при приемке с подробным описанием позиций | Предотвращается ошибочное оприходование и отпуск другого товара |
| Повреждение упаковки или признаки ненадлежащего качества | Фиксируются дефекты, нарушение целостности, следы намокания, несоответствие маркировки, срока годности или документов качества | Акт о расхождении; товар изолируется до принятия решения | Исключается реализация потенциально небезопасной или фальсифицированной продукции |
| Поставка без счета поставщика | Устанавливается факт отсутствия расчетного документа, а не несоответствие товара по количеству или качеству | Специальный акт о приемке товара без счета поставщика | Документирует отсутствие счета, но не заменяет акт о расхождениях |
| Скрытый дефект, выявленный после приемки | Оцениваются обстоятельства обнаружения недостатка и состояние товара после вскрытия или эксплуатации | Отдельный акт о дефекте, материалы экспертизы и претензия поставщику | Позволяет обосновать требования, если недостаток нельзя было выявить при обычной приемке |
| Подтвержденное ненадлежащее качество | Устанавливается несоответствие обязательным требованиям, нормативной документации или условиям договора | Претензионные и рекламационные материалы на основании первичного акта | Формируется доказательная база для возврата, замены или компенсации |
Акт о расхождении выполняет одновременно контрольную, учетную и доказательственную функции. До выяснения обстоятельств несоответствующая продукция должна быть промаркирована и размещена отдельно от товара, разрешенного к реализации. При выявлении признаков риска для качества или безопасности информация передается ответственному лицу за систему качества и руководителю аптечной организации. Именно поэтому правильный вариант относится к акту, который непосредственно фиксирует результаты приемочного контроля по количеству и качеству.