2) приемный акт
3) претензионное письмо
4) акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (+)
При поступлении товара без счета или иного товаросопроводительного документа приемная комиссия оформляет специальный первичный документ — акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика. В практике унифицированных форм ему соответствует форма № ТОРГ-4. Акт фиксирует сам факт поступления, сведения о поставщике и перевозке, наименование и ассортимент товара, количество, единицы измерения, состояние упаковки, выявленные особенности и предварительные учетные данные.
Документ составляется комиссионно, поскольку приемка должна подтверждать фактическое наличие и состояние товара независимо от отсутствия документов контрагента. Он служит основанием для отражения поступления в учете и последующего запроса недостающих документов у поставщика. При обнаружении расхождений по количеству, ассортименту, комплектности или качеству сведения о них включают в акт и используют при подготовке претензии.
Карточка учета претензий и недостач предназначена для внутреннего контроля уже выявленных нарушений, а претензионное письмо является последующим способом урегулирования спора. Общий приемный акт не отражает специальную ситуацию документально не оформленного поступления. Поэтому правильным является именно акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика; при использовании организацией собственных форм они также должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа.
| Документ | Основание составления | Основное содержание | Функция в приемке |
|---|---|---|---|
| Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика | Товар фактически поступил, но счет или сопроводительный документ отсутствует | Фактические сведения о товаре, поставщике, количестве, упаковке и состоянии | Первичное подтверждение поступления и основание для учета |
| Товарная накладная или универсальный передаточный документ | Поставщик передал надлежаще оформленный комплект документов | Наименование, цена, количество, стоимость и реквизиты сторон | Обычное документальное оформление передачи товара |
| Акт о приемке по количеству и качеству | Установлены расхождения, повреждение, недостача или несоответствие качества | Описание нарушения и результаты комиссионной проверки | Фиксация оснований для предъявления требований поставщику |
| Карточка учета претензий и недостач | В организации ведется систематический внутренний контроль нарушений | Дата, контрагент, вид нарушения, сумма и статус рассмотрения | Аналитический учет, а не первичное оформление поступления |
| Претензионное письмо | После приемки выявлено нарушение обязательств поставщика | Требования о допоставке, замене, возврате или возмещении ущерба | Досудебное урегулирование спора |
| Акт о списании | Товар признан непригодным, испорченным или утратившим потребительские свойства | Причина списания, количество, стоимость и решение комиссии | Оформление выбытия, а не приемки товара |
Акт должен быть подписан членами приемной комиссии и ответственным лицом, а при возможности — представителем поставщика или перевозчика. До получения подтверждающих документов товар целесообразно идентифицировать и отделить от принятого в обычном порядке, особенно если отсутствуют сведения о серии, сроке годности или обязательных документах о качестве. Для лекарственных препаратов и медицинских изделий дополнительно проверяется наличие документов, подтверждающих их обращение и качество. После поступления документов поставщика данные акта сопоставляются с ними, а расхождения оформляются отдельными материалами.