2) документ, определяющий должностные обязанности
3) документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (+)
4) документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников с описанием их рабочих мест
Штатное расписание — это локальный организационно-распорядительный документ, который закрепляет структуру организации, перечень структурных подразделений, должностей и профессий, количество штатных единиц, а также размеры должностных окладов и предусмотренных выплат. Поэтому правильным является определение, включающее одновременно структуру, численность, должностной состав и оплату труда. Документ используется для планирования фонда оплаты труда, формирования кадровой потребности, открытия вакансий и контроля соответствия фактической численности утверждённым штатным единицам.
В штатном расписании указываются должности, а не конкретные работники: вакантная штатная единица также может быть отражена в документе. Персональные данные сотрудников относятся к кадровому учёту и обычно содержатся в трудовых договорах, личных карточках и иных кадровых документах. Должностная инструкция регулирует трудовую функцию, права, обязанности и ответственность работника, но не определяет общую численность персонала и структуру организации. В фармацевтической организации таким образом могут быть распределены должности заведующего аптекой, фармацевтических работников, специалистов по качеству и административного персонала по соответствующим подразделениям.
| Документ или элемент | Основное содержание | Отличительный признак |
|---|---|---|
| Штатное расписание | Структура, подразделения, должности, число штатных единиц, оклады и предусмотренные выплаты | Описывает кадровую модель организации в целом |
| Штатная единица | Одно предусмотренное расписанием место по определённой должности | Может быть вакантной и не связана с конкретным лицом |
| Список работников | Фамилии, имена, отчества, должности и иные персональные сведения | Отражает фактический персональный состав, а не плановую структуру |
| Должностная инструкция | Трудовая функция, обязанности, права, ответственность и квалификационные требования | Раскрывает содержание работы по должности |
| Трудовой договор | Сведения о работнике, трудовой функции, условиях труда, оплате и гарантиях | Заключается с конкретным сотрудником |
| Описание рабочего места | Характеристика условий и организации труда, оборудования, факторов рабочей среды | Не заменяет документ о численности и должностном составе |
| Форма оформления | Утверждённый работодателем документ с необходимыми реквизитами; на практике часто применяется форма Т-3 | Форма может быть адаптирована под структуру организации при сохранении обязательных сведений |
Штатное расписание утверждается работодателем и применяется как основание для организационного и финансового планирования. Изменения в него вносят при создании или упразднении подразделений, изменении численности, должностей или размеров окладов. Наличие должности в расписании само по себе не подтверждает, что она занята конкретным работником. Для комплексной оценки кадрового обеспечения его сопоставляют с кадровыми документами, должностными инструкциями и фактической численностью персонала.