2) предоставление распечатанного проекта документа руководителю на согласование, устранение неточностей, набор окончательного документа
3) составление документа сразу в окончательном варианте, его подписание у руководителя, отправку документа адресату
4) набор и распечатку текста проекта, устранение неточностей, набор окончательного документа
Техническое исполнение документа представляет собой последовательность операций по подготовке его текста и оформлению установленного образца. В этот этап входят создание проекта, набор и печать текста, внесение исправлений по итогам согласования, а также оформление окончательной редакции с соблюдением требований к реквизитам, структуре и формату документа. Именно такая последовательность обеспечивает переход от рабочего проекта к документу, готовому для подписания и дальнейшего использования.
Отмеченный вариант является правильным, поскольку учитывает полный цикл технической подготовки и необходимость доработки содержания после согласования. Согласование может выявить фактические, юридические, редакционные или организационные неточности, поэтому окончательная версия не должна формироваться до получения замечаний. Подписание руководителем, регистрация и отправка адресату относятся уже к последующим административным этапам документооборота, а не к собственно техническому исполнению.
| Этап | Основное содержание | Результат |
|---|---|---|
| Подготовка проекта | Определение цели, адресата, структуры и исходных данных документа | Рабочая версия текста |
| Набор и первичная печать | Техническое воспроизведение проекта с соблюдением требований к оформлению | Распечатанный проект для проверки |
| Согласование | Рассмотрение проекта руководителем и заинтересованными подразделениями | Замечания, предложения или подтверждение согласия |
| Корректировка содержания | Устранение выявленных неточностей, противоречий и редакционных ошибок | Актуализированный текст документа |
| Оформление финального варианта | Проверка реквизитов, нумерации, дат, приложений, подписных и иных обязательных элементов | Документ, готовый к подписанию |
| Подписание и регистрация | Придание документу официального статуса и фиксация его в системе учета | Официально оформленный зарегистрированный документ |
| Направление адресату | Передача документа по установленному каналу связи или через систему электронного документооборота | Документ, доставленный получателю |
В фармацевтической организации правильное техническое исполнение особенно важно для приказов, распоряжений, стандартных операционных процедур, отчетов и служебных писем. Оно снижает риск использования неутвержденной редакции и способствует прослеживаемости изменений. Ключевым критерием завершенности является наличие согласованного, корректно оформленного финального текста, а не только его набора или распечатки. Поэтому перечисление всех последовательных операций до оформления окончательного варианта наиболее полно отражает содержание данного этапа делопроизводства.