2) акте инвентаризации
3) товарно-транспортной накладной
4) акте об установленных расхождениях в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей (+)
При выявлении признаков фальсификации или несоответствия лекарственного препарата установленным требованиям качества результат приемочного контроля оформляют актом об установленных расхождениях в количестве и качестве товарно-материальных ценностей. Этот первичный документ фиксирует конкретные дефекты поставки: наименование и серию препарата, количество упаковок, сведения о поставщике и сопроводительных документах, характер несоответствия, состояние упаковки и маркировки, а также заключение приемочной комиссии. Акт применяется именно тогда, когда фактические характеристики поступившего товара отличаются от данных поставщика или условий договора.
Документ служит доказательным основанием для отказа от приемки спорной продукции, помещения ее в карантинную зону, предъявления претензии поставщику, возврата товара и внесения корректировок в учетные документы. Фальсифицированные и недоброкачественные лекарственные препараты не должны поступать в реализацию; до принятия решения они подлежат идентификации и изолированному хранению с исключением случайного отпуска. Сведения о выявленных сериях дополнительно сверяют с информационными письмами и специализированными информационными ресурсами Росздравнадзора.
| Документ или действие | Основное назначение | Применимость при выявлении дефектного препарата |
|---|---|---|
| Акт об установленных расхождениях | Фиксация количественных и качественных несоответствий, выявленных непосредственно при приемке | Основной документ для оформления обнаруженного нарушения |
| Журнал регистрации поступивших товаров | Учет факта поступления партии, даты приемки и основных реквизитов поставки | Не содержит достаточного описания дефектов и не заменяет специальный акт |
| Товарно-транспортная накладная | Подтверждение отгрузки, перевозки и передачи товара по указанному ассортименту и количеству | Является сопроводительным документом, но не оформляет результаты проверки качества |
| Акт инвентаризации | Сопоставление фактических товарных остатков с данными бухгалтерского учета | Используется при инвентаризации, а не для документирования дефекта при поступлении |
| Карантинное хранение | Физическое отделение сомнительной продукции от товаров, разрешенных к реализации | Предотвращает случайный отпуск до возврата, экспертизы или уничтожения |
| Претензия поставщику | Требование заменить товар, принять его обратно или возместить связанные убытки | Составляется на основании акта и других документов, подтверждающих нарушение |
Приемочная комиссия должна максимально подробно описать обнаруженные несоответствия, поскольку обобщенных формулировок товар некачественный недостаточно для полноценной претензионной работы. Особое значение имеют номер серии, срок годности, регистрационные сведения, целостность упаковки и соответствие маркировки сопроводительной документации. Спорную продукцию нельзя объединять с товарным запасом, разрешенным к отпуску. Таким образом, специальный акт обеспечивает одновременно фармацевтическую безопасность, прослеживаемость партии и юридическую защиту получателя товара.