2) ежеквартально
3) ежемесячно (+)
4) не реже 2 раз в год
Ежемесячное выведение остатков лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (ПКУ), необходимо для непрерывного контроля их движения. Остаток определяют по каждому наименованию, лекарственной форме, дозировке и учетной единице путем сопоставления начального остатка с документированными операциями поступления, отпуска, возврата, списания и перемещения. Как правило, данные фиксируют по состоянию на первое число месяца в журналах регистрации операций или в информационной системе, если она обеспечивает необходимую идентификацию и защиту записей.
Такая периодичность позволяет своевременно сравнить расчетный и фактический остаток и выявить недостачу, излишек, ошибку при оформлении первичных документов либо нарушение порядка хранения и отпуска. Для препаратов ПКУ это особенно важно, поскольку количественная прослеживаемость снижает риск утраты, хищения, несанкционированного отпуска и накопления просроченных запасов. При обнаружении расхождений проводят проверку документов и фактического наличия, устанавливают причины и оформляют результаты в соответствии с установленным порядком.
Ежеквартальный или ежегодный контроль не обеспечивает требуемой оперативности и не заменяет ежемесячное выведение остатков. Годовая инвентаризация является более широкой процедурой проверки имущества и расчетов, тогда как ежемесячный контроль ПКУ представляет собой регулярное сопоставление движения конкретной группы лекарственных средств. Порядок ведения такого учета определяется специальными нормативными требованиями, включая перечень препаратов ПКУ и правила регистрации операций с ними.
| Элемент контроля | Содержание |
|---|---|
| Объект учета | Лекарственные средства, включенные в установленный перечень ПКУ; учет ведут раздельно по наименованию, форме выпуска, дозировке и количественной единице. |
| Расчет остатка | Остаток формируют по документам: начальный остаток плюс приход и возвраты, минус отпуск, списание и иные подтвержденные расходные операции. |
| Периодичность | Остатки выводят ежемесячно, обычно по состоянию на первое число месяца, с отражением результата в учетной документации. |
| Фактическая проверка | Расчетные показатели сопоставляют с фактическим наличием лекарственных средств; проверяются целостность упаковок, сроки годности и соответствие записей первичным документам. |
| Расхождения | Недостача или излишек требуют документальной проверки, установления причин, оформления результатов и принятия мер по предупреждению повторных нарушений. |
| Инвентаризация | Плановая или внеплановая инвентаризация имеет более широкий объем и не отменяет установленного ежемесячного контроля препаратов ПКУ. |
| Наркотические и психотропные препараты | Помимо общего порядка ПКУ, для них действуют специальные требования к хранению, отпуску, отчетности, оформлению операций и контролю доступа. |
Ежемесячное выведение остатков является элементом внутреннего фармацевтического контроля и системы управления рисками. Оно обеспечивает сопоставимость учетных данных с фактическим наличием и поддерживает непрерывную прослеживаемость каждой операции. Результаты контроля используются для своевременного устранения учетных ошибок, корректировки запасов и обеспечения законности обращения лекарственных средств.