2) неделю
3) месяц
4) квартал (+)
Специальные рецептурные бланки на наркотические средства и психотропные вещества относятся к документам строгой отчетности и требуют усиленного внутриорганизационного контроля. Постоянно действующая комиссия медицинской организации оценивает не только условия их хранения, но и соответствие записей в учетных документах фактическому остатку, правильность оформления выдачи и обоснованность расходования. Такой контроль направлен на предупреждение утраты бланков, несанкционированного использования и расхождений между документальным и фактическим учетом.
Проверка проводится один раз в квартал, то есть каждые три месяца. К этому сроку комиссия сопоставляет количество полученных, выданных, испорченных или возвращенных бланков с их остатком, проверяет записи в журнале учета и состояние сейфов или иных предусмотренных мест хранения. Квартальная периодичность обеспечивает регулярный контроль движения бланков и позволяет своевременно выявить нарушения, не откладывая их обнаружение до годовой инвентаризации.
| Объект контроля | Что проверяется | Контрольный критерий | Возможное нарушение |
|---|---|---|---|
| Условия хранения | Размещение бланков в запираемом месте, ограничение доступа, сохранность ключей | Доступ имеют только уполномоченные работники | Свободный доступ, отсутствие надлежащего запирающего устройства |
| Документальный учет | Записи о поступлении, выдаче, возврате и списании бланков | Записи выполняются своевременно и последовательно | Пропуски, исправления без подтверждения, несоответствие дат |
| Фактическое наличие | Количество бланков, находящихся в месте хранения на дату проверки | Фактический остаток совпадает с учетными данными | Недостача или излишек |
| Расходование | Выдача бланков медицинским работникам и их использование для назначения препаратов | Каждый расход подтвержден установленной документацией | Необоснованная выдача или отсутствие подтверждающих записей |
| Испорченные бланки | Наличие отметок, актов и порядка хранения или списания испорченных экземпляров | Испорченный бланк идентифицируется и отражен в учете | Списание без акта либо отсутствие испорченного бланка |
| Сверка движения | Соотношение поступления, расхода и остатка | Поступление − расход − документально подтвержденные потери = фактический остаток | Расхождение баланса и невозможность установить движение бланков |
| Результат комиссии | Оформление итогов проверки и принятие корректирующих мер | Составляется акт, нарушения фиксируются, определяются ответственные лица | Отсутствие документированного результата контроля |
Таким образом, квартальная проверка является плановым механизмом внутреннего контроля за обращением документов строгой отчетности. Она дополняет текущий учет, который ведется при каждом поступлении и расходовании бланка, но не заменяет его. При выявлении расхождений комиссия должна установить причины, оформить результаты документально и принять меры по устранению нарушений и предотвращению повторных случаев.