2) на усмотрение администрации
3) 25 лет
4) постоянно (+)
Штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам постоянного хранения. Оно закрепляет структуру медицинской организации, перечень структурных подразделений, должности, количество штатных единиц и установленные должностные оклады или иные элементы штатной численности. Утвержденное штатное расписание служит юридически значимой основой для планирования кадрового обеспечения, фонда оплаты труда, проведения проверок и подтверждения соответствия деятельности организации установленным требованиям.
Постоянное хранение означает сохранение документа без ограничения конечным сроком с последующей передачей в архив в установленном порядке. Особое значение имеют первоначальные редакции штатного расписания и все утвержденные изменения: они позволяют проследить историю формирования структуры организации, обосновать кадровые решения, разрешать трудовые и финансовые споры, а также подтверждать сведения при контрольных мероприятиях. Поэтому срок в 25 или 75 лет не отражает установленный режим хранения этого вида документа, а передача его на уничтожение по истечении фиксированного периода недопустима.
| Документ или разновидность сведений | Что фиксирует | Архивное значение |
|---|---|---|
| Утвержденное штатное расписание | Структуру организации, подразделения, должности, штатные единицы и размеры должностных окладов | Документ постоянного хранения |
| Изменения и дополнения к штатному расписанию | Введение, переименование, сокращение или перераспределение должностей и штатных единиц | Хранятся постоянно вместе с материалами, позволяющими восстановить историю изменений |
| Приказ об утверждении штатного расписания | Факт введения документа в действие и дату начала его применения | Составляет единый комплекс с утвержденным расписанием; срок определяется архивным перечнем для приказов по основной деятельности |
| Штатная расстановка | Закрепление конкретных работников за должностями и подразделениями | Не заменяет штатное расписание; хранится по самостоятельным правилам кадрового учета |
| Личные дела и кадровые приказы | Сведения о трудовой деятельности конкретного работника, приеме, переводе и увольнении | Имеют отдельные сроки хранения и не определяют срок хранения штатного расписания |
| Табели учета рабочего времени и расчетные документы | Фактически отработанное время и начисление выплат | Относятся к учетно-финансовой документации и хранятся по иным срокам, установленным архивными правилами |
Режим постоянного хранения установлен требованиями законодательства об архивном деле и типовыми перечнями управленческих архивных документов. В номенклатуре дел медицинской организации штатное расписание и его утвержденные изменения выделяются в самостоятельное дело. Соблюдение этого требования обеспечивает сохранность доказательств кадровой и организационной деятельности организации на всем протяжении ее существования.