2) докладную записку
3) сводку
4) справку
Правильный ответ — указание. В делопроизводстве фармацевтической организации информационно-справочные документы предназначены для передачи сведений о состоянии работы, выявленных фактах, результатах проверки или необходимости принятия управленческого решения. Они, как правило, не устанавливают обязательных правил поведения, а служат основанием для анализа и подготовки распорядительных решений.
Указание относится к распорядительным документам. Его основное назначение — довести до исполнителей обязательные требования, определить порядок действий, сроки и ответственных лиц, например при организации отпуска лекарственных препаратов, проведении инвентаризации или устранении выявленных нарушений. Докладная записка, справка и сводка, напротив, фиксируют или обобщают информацию и могут использоваться руководителем для последующего издания приказа, распоряжения либо иного управленческого акта.
| Вид документа | Основная функция | Содержание | Юридико-управленческое значение |
|---|---|---|---|
| Указание | Распорядительная | Обязательные действия, порядок исполнения, сроки и ответственные лица | Доводит управленческое решение до исполнителей; не относится к информационно-справочным документам |
| Докладная записка | Информационно-аналитическая | Сообщение о ситуации, нарушении, проблеме и предложения по ее устранению | Информирует руководителя и может служить основанием для принятия решения |
| Справка | Информационная | Сведения о фактах, показателях, состоянии деятельности или результатах проверки | Подтверждает или обобщает данные без самостоятельного распорядительного воздействия |
| Сводка | Обобщающая | Систематизированные сведения по нескольким подразделениям, периодам или показателям | Обеспечивает анализ деятельности и подготовку управленческих решений |
| Акт | Фиксирующая | Результаты осмотра, инвентаризации, приема-передачи или выявленного события | Подтверждает установленный факт и может иметь доказательное значение |
| Приказ или распоряжение | Распорядительная | Решение руководителя по основным или оперативным вопросам деятельности | Устанавливает обязательные требования, полномочия и порядок исполнения |
Классификация документа определяется прежде всего его функциональным назначением и характером управленческого воздействия, а не только названием. Информационно-справочные материалы могут содержать выводы и предложения, однако сами по себе обычно не заменяют распорядительный акт. Указание отличается наличием директивной части, адресностью и требованием исполнения. Поэтому его включение в группу информационно-справочных документов является методологически неправильным.