2) дубликат
3) копию на бумажном носителе
4) выписку (+)
Выписка — это копия части документа, содержание которой воспроизводит отдельные сведения из подлинника и заверяется в установленном порядке. Заверение подтверждает соответствие приведённых данных исходному документу, а также придаёт выписке юридическую значимость в пределах содержащейся в ней информации. Такой формат используют, когда для работы или подтверждения факта необходим не весь документ, а только его конкретный раздел, пункт, запись или реквизит.
От полной копии выписка отличается объёмом воспроизводимой информации: копия обычно передаёт документ целиком, тогда как выписка — только его часть. Дубликат представляет собой повторный экземпляр документа, заменяющий подлинник и обладающий такой же юридической силой, поэтому он не является фрагментом исходного документа. Электронная копия характеризует форму воспроизведения документа, а не его содержание и не факт надлежащего заверения.
В фармацевтической организации выписка может оформляться, например, из приказа, журнала, протокола комиссии, лицензии или локального нормативного акта. В ней указывают сведения, позволяющие идентифицировать исходный документ, приводят нужную часть текста и проставляют отметку о заверении с подписью уполномоченного лица, датой и иными обязательными реквизитами согласно принятому порядку.
| Понятие | Содержание | Основной отличительный признак | Юридическое значение |
|---|---|---|---|
| Выписка из документа | Воспроизведение установленной части подлинника | Передаёт не весь документ, а отдельные сведения | Возникает при надлежащем заверении; действует в пределах отражённой информации |
| Копия документа | Экземпляр, полностью воспроизводящий содержание подлинника | Охватывает документ целиком | Может иметь юридическую силу после заверения в установленном порядке |
| Дубликат | Повторный экземпляр подлинника | Заменяет утраченный или повреждённый оригинал | Имеет юридическую силу подлинника, если оформлен уполномоченным лицом или органом |
| Электронная копия | Цифровое воспроизведение документа | Определяется способом фиксации информации, а не объёмом | Юридическая сила зависит от электронной подписи, заверения и требований конкретной процедуры |
| Копия на бумажном носителе | Воспроизведение документа в печатной форме | Характеризуется материальным носителем | Не становится автоматически заверенной без предусмотренной отметки и подписи |
| Подлинник документа | Первоначально созданный экземпляр документа | Содержит исходные реквизиты и первичную фиксацию сведений | Является исходным доказательственным и управленческим документом |
Таким образом, ключевым критерием является воспроизведение только части исходного документа при обязательном подтверждении её соответствия подлиннику. Заверенная выписка позволяет использовать необходимые сведения без передачи полного документа. Это особенно важно при предоставлении документов контролирующим органам, в кадровой работе и при внутреннем фармацевтическом контроле. Вид носителя сам по себе не определяет, является ли документ выпиской.