2) список видов документов, подшитых в дела
3) систематизированный перечень наименований дел (+)
4) совокупность операций документационного обеспечения управления, направленных на формирование и оформление дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые формируются в организации в процессе ее деятельности. Обычно каждому делу присваивают индекс, указывают срок хранения и, при необходимости, структурное подразделение, ответственное за его ведение. Такой перечень обеспечивает единообразную классификацию документов и отражает структуру основных управленческих, финансовых, кадровых и фармацевтических процессов.
В фармацевтической организации номенклатура дел используется для правильного распределения документов по тематическим комплексам, их оперативного поиска, подготовки к архивному хранению и последующему уничтожению после истечения установленных сроков. Она отличается от журналов регистрации, которые фиксируют движение отдельных документов, и от делопроизводственных операций, обозначающих сам процесс формирования и оформления дел.
| Понятие | Содержание | Основное назначение |
|---|---|---|
| Номенклатура дел | Систематизированный перечень заголовков формируемых дел с индексами и сроками хранения | Классификация документов и организация архивного хранения |
| Журнал регистрации документов | Последовательная запись сведений о поступивших или отправленных документах | Учет движения и контроль исполнения документов |
| Дело | Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или направлению деятельности | Группировка взаимосвязанных документов |
| Формирование дел | Распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой | Подготовка документов к текущему и архивному хранению |
| Опись дел | Архивный учетный документ, содержащий перечень уже сформированных единиц хранения | Учет и поиск дел, переданных в архив |
| Перечень типовых документов | Нормативный перечень категорий документов с установленными сроками хранения | Определение продолжительности хранения документации |
Номенклатура дел разрабатывается с учетом функций организации, состава создаваемой документации и требований архивного законодательства. Ее регулярно уточняют при изменении структуры или направлений деятельности учреждения. Соблюдение номенклатуры снижает риск утраты документов, облегчает внутренний контроль и подтверждение законности управленческих решений. Для фармацевтических организаций это особенно важно при хранении лицензионной, кадровой, договорной и учетной документации.