2) докладных записках
3) приказах по личному составу (+)
4) справках
Буквенные индексы л или к применяют при регистрации приказов по личному составу. Они обозначают кадровую направленность документа и позволяют отличить такие приказы от распорядительных документов по основной деятельности: например, приказов об утверждении графиков, организации работы подразделений или обеспечении лекарственного снабжения. На практике могут использоваться обозначения № 15-к (кадровый ) либо № 15-л/с (по личному составу ); конкретный формат закрепляется инструкцией по делопроизводству организации.
Отдельная нумерация и буквенный индекс обеспечивают правильный учет, поиск, формирование дел и последующее архивное хранение кадровых документов. К приказам по личному составу относят документы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска, командировании, поощрении и наложении дисциплинарного взыскания. Приказы по основной деятельности регистрируют в самостоятельной последовательности, обычно без кадрового индекса, поскольку они регулируют организационные и производственные вопросы, а не трудовые отношения конкретных работников.
| Вид документа | Типичное содержание | Регистрационный индекс | Основное назначение учета |
|---|---|---|---|
| Приказ по личному составу | Прием, перевод, увольнение работника | к или л/с | Выделение кадровых документов в отдельный массив |
| Приказ по личному составу | Отпуск, командировка, поощрение, взыскание | к или л/с | Контроль исполнения и подтверждение трудовых прав |
| Приказ по основной деятельности | Организация работы аптеки или фармацевтической организации | Самостоятельная нумерация, обычно без к и л/с | Учет управленческих распорядительных решений |
| Докладная записка | Информация, предложение или сообщение руководителю | Регистрируется как входящий или внутренний документ | Фиксация служебной информации, а не кадрового приказа |
| Справка | Подтверждение фактов, сведений или результатов проверки | Индекс, предусмотренный номенклатурой дел | Документальное подтверждение определенного обстоятельства |
| Кадровое дело | Комплекс документов о трудовой деятельности работника | Формируется по номенклатуре дел, а не по индексу приказа | Длительное хранение и защита персональных данных |
Таким образом, правильный вариант связан с отраслевым принципом дифференцированной регистрации документов по их функциональному назначению. Буквенный индекс не заменяет содержание приказа, а служит дополнительным идентификатором его кадрового характера. Порядок нумерации, написание индекса и сроки хранения должны соответствовать локальной инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и действующим правилам архивного хранения.