2) номенклатуре дел
3) делу (+)
4) формуляру-образцу
Правильный ответ — дело. В делопроизводстве делом называют совокупность документов, объединённых по содержанию, виду, корреспонденту, периоду или другому установленному признаку и оформленных для хранения и использования. Документы внутри дела систематизируют, нумеруют, при необходимости прошивают или переплетают, снабжают обложкой и реквизитами, что обеспечивает их сохранность, поиск и контроль движения.
Формирование дел осуществляется на основании номенклатуры дел — систематизированного перечня заголовков дел с указанием индексов и сроков хранения. Номенклатура определяет, какие дела должны создаваться в организации, но сама не является совокупностью подшитых документов. В фармацевтической организации отдельными делами могут оформляться документы по закупкам лекарственных препаратов, лицензированию, кадровым вопросам, внутреннему контролю качества и претензионной работе.
Распоряжение представляет собой распорядительный документ, содержащий обязательные для исполнения указания руководителя. Формуляр-образец, напротив, задаёт состав и последовательность расположения реквизитов документа, например его наименование, дату, номер, подпись и отметку о согласовании. Ни один из этих терминов не обозначает сформированный комплект документов, предназначенный для архивного или оперативного хранения.
| Понятие | Содержание | Основное назначение | Пример в фармацевтической организации |
|---|---|---|---|
| Дело | Сформированная совокупность документов, объединённых по установленному признаку | Оперативное использование, хранение и последующая передача в архив | Документы по лицензированию фармацевтической деятельности за определённый период |
| Номенклатура дел | Перечень заголовков дел с индексами и сроками хранения | Планирование и систематизация документального фонда | Перечень дел отдела закупок, бухгалтерии или аптечной организации |
| Распоряжение | Индивидуальный распорядительный акт руководителя | Доведение управленческого решения до исполнителей | Распоряжение о проведении инвентаризации лекарственных препаратов |
| Формуляр-образец | Модель построения документа с установленным набором реквизитов | Унификация оформления документов | Образец служебной записки или приказа с заданным расположением реквизитов |
| Заголовок дела | Краткое обозначение состава и содержания документов | Идентификация дела и облегчение поиска | Документы по контролю качества лекарственных препаратов |
| Индекс дела | Условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение | Регистрация дела в номенклатуре и его адресный поиск | Индекс структурного подразделения и порядковый номер дела |
Таким образом, ключевым признаком дела является объединение документов в оформленный комплекс, а не содержание одного управленческого решения или схема размещения реквизитов. Правильное формирование дел повышает юридическую доказательность документов и снижает риск их утраты. Для каждого дела устанавливаются заголовок, индекс, срок хранения и порядок систематизации материалов. Соблюдение этих требований особенно важно при проверках лицензирующих органов, аудите качества и передаче документов на архивное хранение.