2) описи
3) справки
4) ведомости
Списание товаров, утраченных вследствие боя, порчи или иных повреждений, производится на основании акта. Акт является первичным учетным документом, которым официально фиксируется факт утраты товарно-материальных ценностей и обосновывается их исключение из учета. В нем указывают наименование и количество товара, серию или иной идентификатор, учетную стоимость, обстоятельства повреждения, причины потери и заключение комиссии.
Документ обычно оформляется комиссией, назначенной руководителем фармацевтической организации, и утверждается руководителем или уполномоченным лицом. После утверждения акта бухгалтерия отражает списание в регистрах учета, а непригодные лекарственные препараты и товары передаются на уничтожение либо утилизацию в порядке, установленном для соответствующей категории продукции. При наличии виновных лиц акт также служит основанием для решения вопроса о возмещении ущерба.
Опись применяется преимущественно для поименного отражения фактического наличия имущества при инвентаризации, но сама по себе не подтверждает причину и правомерность списания. Ведомость обычно обобщает ранее оформленные данные, а справка имеет вспомогательное информационное значение. Поэтому именно акт обладает необходимыми реквизитами первичного документа и юридически значимо подтверждает товарные потери от боя или порчи.
| Документ | Основное назначение | Роль при списании потерь |
|---|---|---|
| Акт о списании | Фиксация факта боя, порчи, утраты или непригодности товара | Непосредственное основание для списания с учета после утверждения руководителем |
| Опись | Поименное отражение фактического наличия товарно-материальных ценностей | Может использоваться при инвентаризации, но не заменяет акт о причинах и размере потерь |
| Сличительная ведомость | Сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическими остатками | Показывает расхождения, однако не подтверждает самостоятельно факт порчи или боя |
| Ведомость | Систематизация и обобщение учетных показателей | Используется для сводного отражения операций на основании первичных документов |
| Справка | Предоставление пояснительной или расчетной информации | Может дополнять материалы комиссии, но обычно не является самостоятельным основанием списания |
| Заключение комиссии | Оценка состояния товара, причин повреждения и возможности дальнейшего использования | Включается в акт или прилагается к нему для обоснования решения о списании |
Акт должен быть составлен своевременно, содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа и быть подписан членами комиссии. Для лекарственных препаратов с истекшим сроком годности или нарушенной упаковкой дополнительно соблюдаются специальные требования к изъятию, хранению и уничтожению. Порядок оформления форм документов закрепляется в учетной политике и локальных актах организации. Таким образом, правильный ответ — акт, поскольку именно он документально подтверждает хозяйственную операцию по списанию товарных потерь.