2) большом количестве исходящей документации
3) большом документообороте
4) малом документообороте (+)
Журнальная форма регистрации документов рациональна при малом документообороте, когда число входящих и исходящих документов невелико, а их поиск и контроль можно выполнять непосредственно по хронологическим записям. Сведения о документе обычно вносят последовательно в один журнал: указывают дату, регистрационный индекс, отправителя или адресата, краткое содержание, исполнителя и отметку об исполнении. Такая форма проста, не требует сложной информационной системы и обеспечивает достаточную управляемость небольшого документопотока.
При значительном объёме документов последовательный журнал становится менее удобным: усложняются поиск конкретной записи, сортировка по исполнителям и срокам, контроль поручений, внесение исправлений и подготовка аналитических отчётов. Поэтому при большом документообороте предпочтительнее регистрационно-контрольные карточки или электронная система, позволяющие быстро фильтровать сведения и одновременно контролировать движение документа. Критерием выбора является прежде всего общий объём и сложность документооборота, а не только количество входящих либо исходящих документов.
| Форма регистрации | Основной принцип | Оптимальные условия применения | Преимущества | Ограничения |
|---|---|---|---|---|
| Журнальная | Последовательная фиксация документов в едином журнале | Малый и относительно однородный документооборот | Простота, низкие затраты, наглядность хронологии | Затруднены быстрый поиск, сортировка и параллельный контроль исполнения |
| Регистрационно-контрольная карточка | Отдельная карточка на каждый документ | Средний и большой объём документов, необходимость детального контроля | Удобная группировка по исполнителям, срокам, видам и корреспондентам | Требует систематизации и дополнительных операций по ведению картотеки |
| Электронная регистрация | Ввод данных в информационную систему с индексированием | Большой, разнородный или территориально распределённый документооборот | Быстрый поиск, фильтрация, автоматический контроль сроков и формирование отчётности | Зависимость от программного обеспечения, защиты данных и подготовки персонала |
| Небольшой поток документов | Ограниченное число регистрационных записей | Небольшая организация или подразделение с простыми маршрутами документов | Журнал обеспечивает достаточную полноту учёта без избыточной автоматизации | При росте нагрузки быстро увеличивается трудоёмкость ручной работы |
| Большой поток документов | Многочисленные документы с различными сроками и маршрутами | Организации с интенсивной перепиской и развитым документооборотом | Карточная или электронная форма поддерживает многокритериальный поиск и контроль | Единый журнал становится громоздким и снижает оперативность обработки |
| Контроль исполнения | Отслеживание поручения, ответственного лица и установленного срока | Особенно важен при большом количестве документов | Электронные и карточные системы позволяют формировать напоминания и реестры просрочек | В журнале контроль чаще осуществляется вручную и зависит от регулярности проверок |
Таким образом, журнальная форма соответствует принципу соразмерности системы учёта объёму управленческой работы. Она оправдана там, где регистрационных записей немного и не требуется сложная аналитическая обработка. Увеличение количества документов, числа исполнителей или разнообразия маршрутов является основанием для перехода к карточной либо электронной регистрации. В фармацевтической организации это особенно важно для своевременного контроля поручений, соблюдения сроков и сохранности документированной информации.